英語の電話対応で顧客に失礼にならない話し方｜場面別フレーズと会話例・和訳つき

• 電話は「名乗る→用件→都合の確認→対応→次の約束→締め」の六段階で動く
• 丁寧さは難しい単語ではなく、相手の時間への配慮と代替案で決まる
• 日本語の電話マナーをそのまま英語に直訳すると詰問調になりやすい
• 覚えるべき表現は場面ごとに二、三個で足りる

• 顧客からの電話に出て、都合が悪いことを伝え、時間を決め直すまでの一往復
• 名乗り・用件・都合確認・代替案・希望聴取・着地の六要素がすべて入っている
• まず全体を音読し、そのあとで語句を分解すると定着しやすい

場面設定

You are talking with a client.（担当者が顧客と電話で話している場面）

担当者

Hello, Sato here.

顧客

This is Mr. White from XYZ Corporation. The reason for my call is to speak with you regarding your visit to London. Is this a good time for you to talk?

担当者

Actually, no. I’ve got to run. I’ll be out of the office till 2:00 p.m. Can I call you back two hours from now?

顧客

I’m afraid I’m not available at that time.

担当者

What time suits you best?

顧客

Three o’clock would be fine.

担当者

That’s OK. I’ll call you back then.

顧客

Thank you.

担当者

はい、佐藤ですが。

顧客

こちらはXYZ社のホワイトです。あなたのロンドン訪問に関してお話ししたくお電話しました。いまお話ししてもお時間は大丈夫でしょうか。

担当者

実は、いまは都合が悪いのです。急いで出なければなりません。午後2時までは社を離れております。いまから2時間後に折り返してもよろしいでしょうか。

顧客

たった八往復ですが、要素はほぼ全部そろっています。名乗る、用件を聞く、都合が悪いと伝える、代替の時間を提案する、断られたら相手の希望を尋ねる、決まった内容で着地する。この流れを丸ごと覚えてしまえば応用の幅が一気に広がります。

Hello, ○○ here.

はい、○○です。自分宛てにかかってきた電話に出るときの軽い名乗り。

client / corporation

client は仕事上の顧客、得意先、取引先。corporation は法人、企業体。

reason for 〜 / regarding 〜

〜の理由／〜に関して、〜について。

Is this a good time 〜?

〜するのに都合の良い時間ですか。

have got to run / be out of 〜

急いで行かなければならない、急用がある／〜にいない。

call you back / I’m afraid 〜

電話をかけ直す／残念ながら〜、あいにく〜。

available / suit

手が空いている、応対できる／適合する、都合が合う。

• 名乗りは This is 〜 / 〜 speaking / 〜 here の三種を関係性で選ぶ
• 用件の切り出しは The reason for my call is to 〜 が最も安全
• would や could を一語足すだけで断定が和らぐ
• I’ve got to run. や Actually, no. は親しい相手向けの軽い言い方

フレーズ

This is Sato speaking.

日本語訳

佐藤でございます。

使う場面

取引先や初対面の顧客からの外線を受けたとき。社名と組み合わせて使えば、そのまま第一声になります。

注意点・誤用例

I’m Sato. は対面での自己紹介の型で、電話ではほとんど使いません。Sato here. は社内の内線や顔なじみの相手向けの軽い形なので、かしこまった顧客には This is 〜 speaking. のほうが安心です。

発音・ニュアンス

This is は「ジスィズ」とつなげ、名前にだけ強い拍を置きます。speaking は「スピーキン」と最後を軽く落とすと自然です。

電話口で I’m Sato. と名乗ると、相手には対面の挨拶を電話でしているような違和感を与えます。This is 〜 / 〜 speaking / 〜 here の三つをセットで覚え、関係性に応じて選び分けてください。迷ったら This is 〜 speaking. が最も守備範囲の広い形です。

フレーズ

The reason for my call today is to discuss the delivery schedule.

日本語訳

本日は納品日程についてご相談したくお電話しました。

使う場面

名乗った直後、相手が身構える前に用件の輪郭を示すとき。today を挟むと落ち着いた響きになります。

注意点・誤用例

くだけた場面なら I’m calling about 〜 や I’m calling to 〜 で十分です。逆に社内の同僚に The reason for my call is 〜 を使うと、やや大げさに響きます。

発音・ニュアンス

reason for my call までを一息で言い、to のあとの動詞にアクセントを置くと用件が耳に残ります。

フレーズ

Is this a good time for you to talk?

日本語訳

いまお話ししてもお時間は大丈夫でしょうか。

使う場面

自分がかける側で、名乗って用件を告げたあと。予約のない電話ではこの一言が礼儀の中心になります。

注意点・誤用例

言い換えは Do you have a minute? / Is now a convenient time? / Have I caught you at a bad time?。最後の形は「お忙しいところでしたか」という含みなので、答えが Yes だと都合が悪い意味になります。

発音・ニュアンス

good time を「グッタイム」とつなげ、文末を上げます。早口にせず、相手が答える隙を空けるのがコツです。

• 第一声は社名と自分の名前を告げてから用件を尋ねる
• 保留にする前には必ず一声かけ、戻ったら Thank you for holding.
• 不在を伝えたら、伝言・折り返し・別担当の三択を出す
• 聞き返しは失礼ではなく、取り違えを防ぐ技術

フレーズ

Thank you for calling ABC Corporation. This is Lisa Nakamura speaking.

日本語訳

お電話ありがとうございます。ABC社の中村リサです。

使う場面

外線を受けたときの標準形。時間帯に応じて Good morning, ABC Corporation, Lisa speaking. How may I help you? と替えても構いません。

注意点・誤用例

社名より先に自分の名前を言うと、相手はどこにかけたのか一瞬わからなくなります。社名、名前、用件伺いの順を崩さないでください。

発音・ニュアンス

Thank you for calling は「サンキュフォコーリン」と一続きに。How can I help you? と May I help you? を合わせた How may I help you? はより丁寧に響きます。

フレーズ

May I have your name, please? / Could I ask who’s calling, please?

日本語訳

お名前を伺えますか。／どちら様でしょうか。

関連フレーズ

Could you tell me the name of your company?（御社名を教えていただけますか）／I’m sorry, could I have your name again?（もう一度お名前を伺えますか）／Would you mind spelling your name, please?（つづりを教えていただけますか）

注意点・誤用例

Who are you? は詰問に聞こえます。「どちら様ですか」を直訳しないでください。

発音・ニュアンス

聞き取れたら Thank you, Mr. Collins. と一度復唱します。確認と丁寧さを同時に果たせます。

聞こえないときに Hello? Hello? と連呼すると、苛立っているように響きます。無言や連呼ではなく、I’m sorry, I can’t hear you very well. のように言葉にして状況を伝えてください。相手は自分の声量や電波を調整できます。

フレーズ

Speaking. / This is Sato speaking. / That’ll be me. How can I help you?

日本語訳

私です。／佐藤は私です。／私です。ご用件をお伺いします。

使う場面

Could I speak to Mr. Sato? と聞かれたときの返し。Speaking. の一語だけでも成立します。

注意点・誤用例

Yes, I am Sato. は不自然です。また Speaking. だけだと素っ気なく響く場面もあるので、顧客には This is Sato speaking. と続けるほうが柔らかいです。

発音・ニュアンス

面識のある相手なら Hi, Mr. White. How have you been? と一言添えると会話が温まります。

フレーズ

Could you hold on a second? Thank you. / One moment, please. I’ll transfer you to the sales department.

日本語訳

少々お待ちいただけますでしょうか。／少々お待ちください。営業部におつなぎします。

関連フレーズ

Just a moment, please.（少々お待ちください）／I’ll put you through.（おつなぎいたします）／Would you mind holding while I check?（確認いたしますのでお待ちいただけますか）／Thank you for holding.（お待たせいたしました）

注意点・誤用例

無言で保留にすると、切れたと勘違いされます。保留前に必ず一声かけ、待たせる見込み時間が長いなら It may take a few minutes. と添えます。

発音・ニュアンス

戻ったら Thank you for holding. または Thank you for waiting. から再開します。Sorry to keep you waiting. も使えます。

不在を伝える

I’m afraid he’s not available at the moment.（あいにく、ただいま電話に出られません）／I’m sorry, she’s on another line.（ただいま他の電話に出ております）／I’m afraid he’s out of the office right now.（ただいま外出しております）／She’s in a meeting until four o’clock.（16時まで会議に入っております）／He’s off today. He’ll be back tomorrow morning.（本日は休みを取っております。明朝には出社いたします）

次の一手を出す

Could I take a message?（伝言をお預かりしましょうか）／Would you like him to call you back later?（のちほど折り返させましょうか）／I’ll tell her you called.（お電話があった旨、申し伝えます）／Is there someone else who could help you with this?（ほかの者でお役に立てることはございますか）／May I have your phone number, just in case?（念のためお電話番号を伺えますか）

注意点・誤用例

不在の理由を細かく説明する必要はありません。He is in the bathroom. のような具体的すぎる説明は避け、not available でまとめます。

発音・ニュアンス

I’m afraid は「アイムアフレイ」と軽く添えるだけで、断りの角が取れます。文頭に置く習慣をつけてください。

フレーズ

I’m sorry, could you repeat that, please? / Could you speak a little more slowly, please?

日本語訳

すみません、もう一度おっしゃっていただけますか。／もう少しゆっくり話していただけますか。

関連フレーズ

Do you mind saying that again?（もう一度お願いできますでしょうか）／I’m sorry, I can’t hear you very well. Could you speak a little louder?（お電話が遠いようです。もう少し大きな声でお願いできますか）／Do you mean the delivery date, not the order date?（注文日ではなく納品日のことでしょうか）

注意点・誤用例

What? だけを返すと乱暴に響きます。Pardon? や Sorry? のほうが安全で、そこに could you 〜 を足せば十分丁寧です。

発音・ニュアンス

わからない箇所を特定して聞き返すと一往復で解決します。全体を Could you repeat that? と返すより、Sorry, the date again? のほうが早いこともあります。

• 名乗り・取り次ぎ依頼・用件・都合確認・締めの五段階でメモを作る
• 取り次ぎ依頼では姓だけでなくフルネームを言うと相手が助かる
• 締めの直前に次のアクションを口にすると自然に終われる

フレーズ

Hello, this is Shoko Tanaka from ABC Corporation. Could I speak to Mr. Jones in Sales, please?

日本語訳

もしもし、ABC社の田中祥子です。営業部のジョーンズさんをお願いできますでしょうか。

関連フレーズ

My name is Shoko Tanaka. I’m calling from ABC Corporation.（ABC社の田中祥子と申します）／Would Mr. Jones be available?（ジョーンズさんはお手すきでしょうか）／I’d like to speak to the person in charge of overseas shipping.（海外発送のご担当者とお話ししたいのですが）

注意点・誤用例

Mr. や Ms. のあとは通常は姓のみですが、同姓の社員がいる可能性を考え、電話ではフルネームを言うと取り次ぐ側が助かります。

発音・ニュアンス

自分の名前と社名はゆっくりはっきり。ここを早口にすると、相手は最初から聞き返す必要が出てしまいます。

フレーズ

I’m calling to inquire about your products.

日本語訳

御社の製品についてお伺いしたくお電話しました。

関連フレーズ

The reason for my call is to confirm the schedule for your visit to London.（ロンドンご訪問の日程を確認したくお電話しました）／I’m returning a call from Mr. Jones.（ジョーンズさんからお電話をいただいたので折り返しました）／I’m following up on the quotation I sent last week.（先週お送りした見積書の件でご連絡しました）

注意点・誤用例

用件を長く説明する前に、Is this a good time for you to talk? を挟むのが英語圏の作法です。順番を逆にすると、相手は途中で切りにくくなります。

発音・ニュアンス

following up on は「フォロウィンガポン」とつながります。催促の場面でも柔らかく響く便利な言い方です。

フレーズ

Could I leave a message? / Would you mind asking him to call me back?

日本語訳

伝言をお願いできますか。／折り返しのお電話をいただくようお伝えいただけますか。

関連フレーズ

Do you know when she’ll be back?（いつ頃お戻りになるかご存じですか）／I’ll call back later this afternoon.（午後にあらためてお電話いたします）／Could you just tell him that I called?（お電話した旨だけお伝えいただけますか）／Let me give you my number.（私の電話番号を申し上げます）

注意点・誤用例

伝言は要点だけにします。長い内容は Could I send an email instead? と切り替えたほうが正確に伝わります。

発音・ニュアンス

電話番号を伝えるときは二桁ずつ区切らず、一桁ずつ区切ってゆっくり。最後にもう一度繰り返すと親切です。

フレーズ

OK, I’ll send you the files by the end of the day. Thank you for your time. Goodbye.

日本語訳

それでは、今日中に資料をお送りします。お時間をいただきありがとうございました。失礼いたします。

関連フレーズ

So, I’ll see you next Monday at ten.（では来週月曜の10時にお会いしましょう）／Thank you for your help. Goodbye.（いろいろとありがとうございました）／It was nice talking to you.（お話しできてよかったです）

注意点・誤用例

Bye-bye. は親しい間柄向けです。顧客には Goodbye. か Have a nice day. でまとめます。

発音・ニュアンス

締めの直前に次のアクションを口にすると、会話が自然に終わります。用件が終わったのに切りにくい、という状態を避けられます。

• 断るときは必ず代替案を添え、「いつなら大丈夫」を示す
• 断られたら粘らず、選択権を相手に渡す
• 決まった時間は最後に復唱して行き違いを防ぐ

フレーズ

I’m afraid this isn’t a good time. Could I call you back?

日本語訳

あいにく、いまは都合がつきません。折り返してもよろしいでしょうか。

関連フレーズ

I’m just about to head into a meeting. May I call you back in an hour?（これから会議に入るところです。1時間後に折り返してもよろしいですか）／I’m afraid I’m tied up until two. Would two thirty work for you?（2時まで手が離せません。2時半でいかがでしょうか）／Sorry to cut this short, but I have to run to another appointment.（恐れ入りますが、次の約束がありまして）

注意点・誤用例

冒頭の会話の Actually, no. は気心の知れた相手を前提にした軽い言い回しです。初対面の顧客には Actually, I’m afraid now isn’t the best time. と afraid を足して和らげます。

発音・ニュアンス

tied up は「タイダップ」。忙しさを角の立たない言い方で表せる定番表現です。

フレーズ

What time suits you best? / When would be a good time to reach you?

日本語訳

何時がご都合よろしいですか。／いつ頃おかけしたらよろしいでしょうか。

関連フレーズ

What time works best for you?（何時が一番ご都合よろしいでしょうか）／Would this afternoon be convenient for you?（本日午後はご都合いかがでしょうか）／Shall I call you back, or would you prefer to email?（折り返しましょうか、それともメールのほうがよろしいですか）

注意点・誤用例

時差がある相手には your time を添えます。Would three o’clock your time work for you? のようにすると、確認の一往復が省けます。

発音・ニュアンス

suits you は「スーツュー」とつながります。works for you のほうが日常的で、どちらも同じ意味です。

フレーズ

I see. Then what time would be convenient for you?

日本語訳

承知しました。それでは何時がご都合よろしいでしょうか。

関連フレーズ

No problem at all. I’ll work around your schedule.（かしこまりました。ご都合に合わせます）／That’s OK. I’ll call you back at three, then.（承知しました。では3時にかけ直します）／Let me confirm — I’ll call you at three today.（確認させてください。本日3時にお電話します）

注意点・誤用例

断られた直後に別の候補時間を続けて三つ並べると、押しが強く感じられます。まず一度引いて、選択権を相手に渡してください。

発音・ニュアンス

work around your schedule は「ご予定に合わせて動きます」という前向きな響きで、顧客対応と相性が良い言い方です。

• 切断や電波不良は言葉で状況を伝え、かけ直しを申し出る
• 聞き分けにくい子音は単語に置き換えて確認する
• 15と50、3月4日と4月3日は取り違えの定番なので言い方を工夫する
• 留守番電話は名前・用件・依頼・連絡先の四点で足りる

フレーズ

I’m afraid we got disconnected. / I’m sorry, the connection is not good. Shall I call you back?

日本語訳

電話が切れてしまったようです。／接続状態が悪いようです。こちらからかけ直しましょうか。

関連フレーズ

You’re breaking up a little. Could you move to a different spot?（少し音が途切れています。場所を変えていただけますか）／Can you hear me now?（いま聞こえますか）

注意点・誤用例

切れたときは、かけた側がかけ直すのが一般的な作法です。ただし顧客が相手なら、こちらから Shall I call you back? と申し出るほうが親切です。

発音・ニュアンス

breaking up は携帯電話の音切れを表す定番語。「壊れている」ではありません。

フレーズ

Is that “M” for Mike or “N” for November?

日本語訳

Mike の M でしょうか、それとも November の N でしょうか。

関連フレーズ

How do you spell your name?（お名前はどのように綴りますか）／Could you spell that out for me?（綴りを教えていただけますか）／A as in Alpha, B as in Bravo（Alpha の A、Bravo の B）

使う場面

名前や注文番号を書き取るとき。BとV、MとN、SとFは電話越しで混同しやすい代表格です。

発音・ニュアンス

単語に置き換えて確認する方法は世界中の電話業務で使われており、失礼にはあたりません。

数字の15（fifteen）と50（fifty）は電話越しで最も取り違えの多い組み合わせです。one five, not five zero のように一桁ずつ読み上げて確認してください。日付も 3/4 が国によって3月4日か4月3日か変わるため、the fourth of March のように月名で言い切るのが安全です。金額や個数の取り違えは、そのまま業務上の損失につながります。

フレーズ

This is Shoko Tanaka from ABC Corporation. I’m calling in regards to the price list. Please call me back at 1234-567-890 when you get this message. Thank you.

日本語訳

ABC社の田中祥子です。価格表の件でお電話しました。このメッセージをお聞きになりましたら、1234-567-890までお電話いただけますでしょうか。よろしくお願いいたします。

使う場面

相手が不在で留守番電話に切り替わったとき。名前、用件、してほしいこと、連絡先の四点にまとめます。

注意点・誤用例

長々と経緯を話す必要はありません。詳細が多い用件は、留守電で概要だけ伝えてメールに切り替えます。

発音・ニュアンス

電話番号は最後にゆっくり、二度繰り返すと親切です。名前と番号だけは特別ゆっくりを合図にしてください。

• 謝意と共感を先に置いてから中身に入る
• 即答できないことは安請け合いせず、確認する旨を伝える
• いつまでに何をするかを明示すると相手は落ち着く

フレーズ

Thank you for bringing this to our attention. I’m very sorry for the inconvenience.

日本語訳

お知らせいただきありがとうございます。ご不便をおかけし、

注意点

That’s not our fault. や It’s not my department. は、たとえ事実であっても顧客対応では避けてください。責任の所在を口にする前に、Let me find out who can help you with this. と受け皿を示すほうが、話が早く収まります。

言葉選びの方針が定まりました。次に、日本語の発想をそのまま英語に持ち込むと起きやすいずれを、まとめて点検しておきましょう。

• 「どちら様ですか」の直訳は詰問になる
• Would you mind 〜? の承諾は No だが Sure. でも意図は通じる
• client と customer は関係の性質で選び分ける
• call you back と call back は主語と向きで使い分ける

• 苦手さの正体は英語力より場数の不足にある
• 音読、片側だけの返し、条件差し替えの三段階で練習する
• メモ枠と名乗りの二行を紙に用意しておく
• 一週間で一巡する軽い計画にすると続けやすい

• 受ける、名乗る、切り出す、確認する、断る、代替案、希望を聞く、着地の八点
• この八つで一本の電話の骨格が完成する

受ける第一声

Thank you for calling ABC Corporation. This is Sato speaking.（お電話ありがとうございます。ABC社の佐藤です）

軽い名乗り

Sato here.（はい、佐藤です）

用件の切り出し

The reason for my call is to 〜（〜のためにお電話しました）

都合の確認

Is this a good time for you to talk?（いまお話ししてもお時間は大丈夫でしょうか）

断り

I’m afraid I’m not available at that time.（あいにくその時間は都合がつきません）

代替案

Can I call you back two hours from now?（いまから2時間後に折り返してもよろしいでしょうか）

希望を聞く

What time suits you best?（何時が一番ご都合よろしいですか）

着地

I’ll call you back then.（それではその時間に折り返します）

• 名乗り方、聞き返し、語の使い分けなど実務で迷いやすい点を整理
• 迷ったときの安全な選択肢を優先して示す