こんにちは。近年日本の会社でも英語力の必要性が増してきており、普通に日系の会社で働いていても、活用する機会は増えています。
その中でも一番難しいのは「英語で議事録作成」ではないでしょうか。
議事録作成は話す・書くが同時進行
議事録は英語で”minutes”といいます。そもそも議事録とは、数人で打ち合わせをするときに書かれる、打ち合わせの内容を示した書類です。
打ち合わせを行っている最中に作成し、打ち合わせが終了次第、早急に参加者や関係者に議事録を配布します。
社運に関する会議や国会に関する会議などでは、参加者とは別に議事録作成者がいますが、一般的な打ち合わせでは参加者が議事録を作成します。
議事録作成者も当事者としてその打ち合わせに参加せねばならないため、この作業の難易度を更に上げる原因となっています。
では、簡単な社内打ち合わせの議事録をみてみましょう。
社内議事録
Company Displacement at Exhibition (28 Apr.)
Date and time: 15 Feb. 2019, 10:00a.m. ～ 11:00 a.m. (JST)
Place: Conference room 2
Members Present: Mr. Anderson Public Replacement Manager, Ms. Brown General Affairs Sectional Chief, Mr. Kimura Development and Designing Sectional Chief, Tanaka recorder
Members Absent: Mr. Watanabe Development and Designing Manager
Meeting Purpose: Confirmation of responsible group and present condition
Contents:
1. The high torque DC motor (Development and Designing)
- Section 1 is in charge
- Display motors are prepared
2. The stepping motor for smartphone camera (Development and Designing)
- Section 3 is in charge
- Trouble in step movement → try to solve in 01 Mar.
- Job offer → no good accommodator, keep offering
3. The vibration motor (Development and Designing)
- Section 4 is in charge
- Display motors are under production, arrives here in 25 Feb.
4. Movie of the company introduction (Public Replacement)
- Still under editing
- Delay in schedule → planning to increase a staff in group
New issue:
- Check the width of the displacement place → 22 Feb.
Next Schedule: Quick meeting in 03 Mar.
和訳
展示会（4月28日）での会社案内
日時：2019年2月15日 午前10時～11時（日本時間）
場所：第二会議室
出席者：アンダーソン広報部長、ブラウン総務部課長、木村開発設計部課長、田中（記）
欠席者：渡辺開発設計部長
目的：担当部署と現状の確認
内容：
1. 高トルクＤＣモーター（開発設計）
- 第1課担当
- 設置用モーターは準備済み
2. スマートフォンカメラ用のステッピングモーター（開発設計）
- 第3課担当
- ステップ移動で問題あり→3月1日までに解決予定
- 求人→良い適応者なし、求人は続ける
3. 振動モーター（開発設計）
- 第4課担当
- 設置用モーターは製造中→2月25日に到着予定
4. 会社説明の映像（広報）
- 編集中
- 予定より遅延→グループに人員を増やす予定
新しい事案：
展示場の大きさを調べる→2月22日まで
次回の予定：3月3日に簡単な打ち合わせ
さて議事録を見たら「書くことがたくさんあって担当になったら混乱しそう…」と思う人が多いでしょう。
しかしほとんどの部分、打ち合わせのタイトルから内容の項目までは、打ち合わせを行う前に決まっています。この例でいうならば、始めから”Contents”の①から④までですね。
そして実際に打ち合わせ時に記入をするのは、その項目の詳しい内容、新しい事案と次回の予定です。つまり自分も参加しながら話をしている内容のみを記入します。
議事録は箇条書きが基本
ここまでハードルが下がっても、やはり英語で書くのは大変と思う人は多いでしょう。しかし内容の英語をもう一度確認してみて下さい。
実は必要な部分だけ書いている、箇条書きがほとんどです。つまり正確な文章を作る必要がないのです。さんざん学校の試験で悩まされた部分が求められていません。
5W1Hが確認できることが、議事録で一番大事なことです。困難そうに思われる議事録作成も、実はそこまで難しくありません。今後機会があれば、”I’ll take the minutes.”「私が議事録を書きます」と挑戦してみてはいかがでしょうか。
それではまた、See you!
