会社の電話対応を英語で行う実践ステップと取り次ぎ表現

2021年11月22日2026年8月22日

英会話・日常フレーズ

会社に突然英語の電話がかかってくると、普段は理解できる単語さえ聞き取れなくなり、戸惑ってしまうという悩みを抱える方は少なくありません。電話では相手の表情や口の動きが見えず、会社名、人名、部署名といった固有名詞も一度で聞き取らなければならないため、難易度が高く感じられます。

しかし、会社の代表電話を受けて担当部署へつなぐ場面では、会話の流れがある程度決まっています。一定のパターンを身につければ、落ち着いて対応できるようになります。この記事を読むことで、受付から担当部署への取り次ぎ表現を深く理解し、明日からの業務ですぐに実践できる自信が身につきます。本格的なビジネスコミュニケーションを学びたい場合は、英語教室で実践的なロールプレイを取り入れることも一つの有効な手段です。

では、具体的にどのようなフレーズをどの順番で使えばよいのでしょうか。基本的な会話の流れから順を追って見ていきましょう。

目次 [ close ]

会社で英語の電話を受ける基本会話

この章の要点

電話対応は「名乗る」「確認する」「保留する」「転送する」の順序で進む。
短い定型表現を覚えるだけで、適切な担当者へ取り次ぐことができる。
転送先へも発信者の情報を正確に伝えることが重要。

まずは、受付担当者が代表電話を受け、担当部署へつなぐ一連の会話の流れを押さえることが重要です。全体の構造を把握することで、次に自分が何を言うべきかが明確になります。実際の職場で頻繁に発生する状況を想定し、会話の全体像を確認します。

フレーズ: Rie: ABC Corporation, good morning. How may I help you?
Mr. White: Good morning. This is John White from XX Computer. Could I speak to someone who deals with promotional inquiries?
Rie: Certainly. Could you hold for a moment, please? I’ll put you through to the appropriate department.
(Rie transfers the call)
Rie: Mr. White from XX Computer is on line one.
Mr. Black: Thank you. Hello, Mr. White. This is James Black in Sales Support.
日本語訳: リエ: おはようございます。ABC社でございます。ご用件を承ります。
ホワイト氏: おはようございます。XXコンピュータのジョン・ホワイトです。広報・販売促進に関する問い合わせを担当している方とお話しできますか。
リエ: かしこまりました。少々お待ちいただけますか。担当部署へおつなぎいたします。
（リエが電話を転送する）
リエ: 1番に、XXコンピュータのホワイト様からお電話です。
ブラック氏: ありがとう。ホワイト様、お電話代わりました。営業支援部のジェームズ・ブラックです。
使う場面: 会社の代表電話を受け、外部の取引先から特定の業務担当者への取り次ぎを依頼された場面。
注意点・誤用例: 無言で保留にしてしまうと、電話が切れたと勘違いされる恐れがあります。必ず「少々お待ちください」と声をかけてから転送操作を行います。
発音・ニュアンス: 「How may I help you?」は語尾を上げすぎず、穏やかに言い切ることで落ち着いた印象を与えます。

短い表現だけでも、電話を受けて転送する役割は十分に果たせます。実際の職場では、相手の氏名や会社名を確認してから保留にし、転送先にも発信者の情報を伝えると、行き違いが起こりにくくなります。

次に、電話に応答する際の基本動詞である「answer」の意味と、類似表現との違いについて詳しく見ていきます。

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answer the phoneの意味と使い方

この章の要点

answer the phoneは「着信に応答する」という機能的な動作を表す。
pick up the phoneは「受話器を取る」という物理的な動作を強調する。
take a callは電話に出て「通話する」ことまでを含む表現。

電話に出ることを英語で表現する際、もっとも一般的なのが「answer the phone」です。ここでのanswerは「質問に答える」という意味ではなく、「電話や呼びかけに応じる」という意味で使われます。

「電話に出る」を表す基本表現

answerの目的語には、the phoneのほかにa callを置くこともできます。どちらも日常業務において頻繁に使用されます。

フレーズ: Could you answer the phone?
日本語訳: 電話に出てもらえますか。
使う場面: 自分が別の作業をしていて手が離せないとき、近くの同僚に電話への応答を頼む場面。
注意点・誤用例: Reply to the phone とは言いません。電話への応答は常にanswerを用います。
発音・ニュアンス: answerの「w」は発音せず、「アンサー」と発音します。依頼の文なので語尾を少し上げます。

pick up the phoneとの違い

「pick up the phone」も同じく「電話に出る」と訳されますが、もともとは「受話器を取る」という物理的な動作を表す言い方です。日常会話ではどちらも使われますが、業務手順を説明するような文では、機能に重きを置いたanswer the phoneがより分かりやすい表現となります。

take a callとの違い

「take a call」は「電話を受ける」「電話で応対する」という意味です。answer the phoneが着信に応答する最初の動作を表しやすいのに対し、take a callは相手と通話することまでを含むニュアンスがあります。そのため、担当者が応対できるかどうかを伝える場面でよく使われます。

フレーズ: Mr. Lee is in a meeting and cannot take your call.
日本語訳: リーは会議中のため、お電話に出られません。
使う場面: 指名された担当者が不在や取り込み中で、電話をつなぐことができないことを発信者に伝える場面。
注意点・誤用例: cannot answer your callでも通じますが、cannot take your callの方が「応対する時間が取れない」というビジネス上の事情が自然に伝わります。
発音・ニュアンス: takeとyourが繋がり「テイクユア」のように滑らかに発音されます。

このように、文脈によって適切な動詞を選ぶことで、より正確に状況を伝えることができます。では、実際に電話に出て第一声を発する際、どのように名乗ればよいのでしょうか。

会社名を名乗るときのCorporation

この章の要点

電話の冒頭は会社名を明瞭に伝え、発信者に安心感を与える。
Corporationは社名の一部として使われるが、会話のたびに付ける必要はない。
一般的な「会社」を指す場合はcompanyを使用する。

会社の代表電話では、最初に会社名をはっきりと伝えます。これにより、発信者が正しい番号へかけたことを即座に確認でき、安心感につながります。

ABC Corporation, good morning.の語順

英語では、必ずしも日本語の「もしもし」に当たる語から始める必要はありません。会社名を明瞭に言えば、それ自体が電話の冒頭のあいさつとして成立します。

フレーズ: Thank you for calling ABC Corporation. This is Rie speaking.
日本語訳: ABC社へお電話いただきありがとうございます。リエが承ります。
使う場面: 代表電話に出た際、会社名と自分の名前を名乗り、丁寧に応対を始める場面。
注意点・誤用例: Helloから始めても間違いではありませんが、ビジネスの場ではThank you for calling…や会社名から始める方がプロフェッショナルな印象を与えます。
発音・ニュアンス: 会社名を特にゆっくりはっきりと発音し、相手が聞き取りやすいように配慮します。

会社の方針によって、受付担当者が個人名まで名乗る場合と、会社名だけを名乗る場合があります。決められた応答文があるなら、語順を含めて統一することで、聞き間違いを大幅に減らすことができます。

corporationは単に「会社」とは限らない

corporationは、文脈によって「法人」「法人企業」「大企業」などを指します。日本の「株式会社」を会話のたびに機械的にCorporationへ置き換える必要はありません。相手の所属先を尋ねる場合はcompanyを使用するのが一般的です。

注意点

相手の会社名を尋ねる際に「What is your corporation name?」と聞くのは不自然です。一般的な会話では「May I have your company name, please?」を使います。

続いて、電話の用件を伺う定番フレーズ「May I help you?」のニュアンスについて見ていきましょう。

May I help you?の丁寧さと自然な使い分け

この章の要点

May I help you?は「どのようなご用件でしょうか」という受付表現。
How may I help you?は用件を広く尋ねる響きになり、電話口で使いやすい。
helpの後に人を置いて、具体的な支援を申し出る形も可能。

電話に出た後、相手の用件を引き出すために使うのが「May I help you?」です。直訳すると「私がお手伝いしてもよろしいですか」ですが、会社の電話では受付表現として定着しています。実際には許可を細かく確認しているわけではなく、会話の糸口を作る役割を果たします。

How may I help you?との違い

会社の代表電話では、「How may I help you?」も非常によく使われます。howが入ることで、「どのような形でお手伝いできますか」と用件を広く尋ねる響きになります。

フレーズ: How can I help you?
日本語訳: どのようなご用件でしょうか。
使う場面: 会社名を名乗った直後、相手が話し始めるのを促す場面。
注意点・誤用例: What do you want? と尋ねるのは非常に失礼に当たるため絶対に避けてください。
発音・ニュアンス: mayに比べるとcanは少しカジュアルですが、声の調子を整えればビジネスでも十分に丁寧な表現として通用します。

電話をかけてきた側は、受付が用件を尋ねてくれたことで、自分の所属や名前を話し始めます。次は、相手が名乗る際に使うフレーズの構造を理解しましょう。

This is Mr. White from XX Computer.の構造

この章の要点

電話で名乗る際は「I am」より「This is」が自然。
自分自身にMr.やMs.などの敬称を付けるのは不自然。
fromは所属する会社を表す前置詞として使われる。

相手が名乗るフレーズを聞き取る際、英語特有の表現ルールを知っておくと理解が早まります。特に電話口では、顔が見えないため「こちらは誰か」を伝える表現が定着しています。

電話ではI amよりThis isが自然

電話で自分の名前を名乗るときは、「I am…」よりも「This is…」がよく使われます。文法上はI amも正しいのですが、電話の定型表現としてはThis isの方が一般的で自然に機能します。

フレーズ: This is John White from XX Computer.
日本語訳: XXコンピュータのジョン・ホワイトです。
使う場面: 電話をかけた発信者が、受付に対して自分の名前と所属会社を伝える場面。
注意点・誤用例: 自分自身を名乗る際にThis is Mr. Whiteのように敬称をつけるのは避け、フルネームを言うのが自然です。
発音・ニュアンス: This isのsとisが繋がって「ディスィズ」と滑らかに発音されます。続く名前にアクセントを置きます。

ここで使われているfromは「〜から来た」という移動の意味ではなく、「〜に所属している」という意味を表します。相手が名乗った後、特定の担当者を希望するフレーズが続きます。その際によく使われる文法表現を確認しましょう。

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someone who deals withの文法

この章の要点

someoneは単なる「誰か」ではなく「条件に該当する担当者」を指す。
whoは関係代名詞で、直前のsomeoneを説明している。
someoneは単数扱いのため、続く動詞には三人称単数のsが付く。

発信者が特定の担当者の名前を知らない場合、「〇〇の業務を担当している人」と指定して取り次ぎを依頼することがよくあります。このとき役立つのが「someone who…」という関係代名詞を使った表現です。

whoは直前のsomeoneを説明する

「someone who deals with promotional inquiries」という文では、who deals with…が直前のsomeoneに条件を加え、「広報・販売促進に関する問い合わせを扱っている人」という意味を形成しています。無作為な誰かではなく、特定の業務を担当する人物を明確に指定しています。

フレーズ: Could I speak to someone who handles overseas orders?
日本語訳: 海外注文を扱う方とお話しできますか。
使う場面: 発信者が、海外注文を担当する部署の誰かにつないでほしいと依頼する場面。
注意点・誤用例: someoneは単数扱いのため、動詞はhandleではなくhandlesとなります。
発音・ニュアンス: whoは弱く発音され、直後の動詞（handlesやdeals）に強勢が置かれます。

ここで用いられるdeal withやhandleといった動詞のニュアンスの違いについても、あわせて確認しておきましょう。

deal withの意味と類似表現

この章の要点

deal withは「問題に対処する」「業務を扱う」という広い意味を持つ。
handleは特定の案件や処理を行うというニュアンスが強い。
be responsible forは実務というより「責任者」としての立場を示す。

業務を担当していることを表す動詞にはいくつか種類があり、発信者がどの表現を使っても適切に意図を汲み取れるようにしておくことが大切です。

deal withは「対処する」「扱う」

deal withには、「人に応対する」「問題に対処する」「業務を扱う」などの意味があります。deal単独ではこの意味にならず、必ず前置詞のwithを伴います。

フレーズ: Our support team deals with technical questions.
日本語訳: 当社のサポートチームが技術的な質問に対応しています。
使う場面: 発信者から技術的な質問を受け、担当する部署を説明して転送する前の場面。
注意点・誤用例: deal technical questionsのようにwithを省くと不自然な英語になります。
発音・ニュアンス: dealsのズとwithのウィが滑らかにつながって発音されます。

類似する表現としてhandleがあります。deal withが問題や案件に向き合って対応することを広く表すのに対し、handleは特定の業務や案件を処理するという実務的な響きが強くなります。発信者が誰と話したいのか、どのような対応を望んでいるのかを理解できたら、次は保留にして担当者へつなぐステップへ進みます。

Could I speak to …?の丁寧さ

この章の要点

Couldは過去形ではなく、Canより控えめで丁寧な依頼を表す。
speak toとspeak withはどちらも電話での取り次ぎ依頼に使える。
pleaseを添えることで、より丁寧な印象を与えることができる。

発信者が特定の人物や部署への取り次ぎを求める際によく使われるのが、「Could I speak to…?」というフレーズです。ここでのCouldは過去を表しているのではなく、依頼を柔らかくする働きを持っています。

フレーズ: Could I speak to Mr. Brown, please?
日本語訳: ブラウンさんをお願いできますか。
使う場面: 発信者が受付に対して、特定の社員との通話を丁寧に依頼する場面。
注意点・誤用例: I want to speak to…と言うと、直接的すぎて少し失礼に聞こえる場合があります。CouldやMayを使うのがビジネスの基本です。
発音・ニュアンス: 文末のpleaseに向かって声のトーンをわずかに上げると、丁寧な依頼の響きになります。

取り次ぎ先が分かったら、次は電話を保留にして担当者へ回します。保留にする際の声かけは、相手を不安にさせないために非常に重要です。

One moment, please.の使い方

この章の要点

短い表現でも、pleaseを付ければ業務上の応答として十分に失礼なく使える。
保留にする前には、無言で操作せず必ず声をかける。
holdは「電話を切らずに待つ」という意味を持つ重要な単語。

電話を保留にする際、無言でボタンを押すと、相手は電話が切れたのではないかと不安になります。短くても必ず一声かけてから保留操作を行うのが鉄則です。

holdは電話を切らずに待つこと

電話対応におけるholdは、回線をつないだまま待機することを意味します。

フレーズ: Could you hold for a moment, please?
日本語訳: 少々お待ちいただけますか。
使う場面: 担当者へ電話を転送するため、発信者に保留の了承を得る場面。
注意点・誤用例: Wait a minute. は日常会話では使いますが、ビジネスの電話では少しぶっきらぼうに聞こえるため避けます。
発音・ニュアンス: 相手を急がせないよう、ゆったりとしたペースで発音します。

保留の了承を得たら、次は担当部署への接続です。電話をつなぐ際に使われる句動詞について見ていきましょう。

put you throughの意味と文型

この章の要点

put someone throughは電話を希望の相手や部署へ接続する句動詞。
transferは電話システム上の転送操作を明確に表す。
転送先を具体的に伝えることで、発信者に安心感を与える。

担当部署へ電話をつなぐことを伝える際、「I’ll put you through」という表現が定番です。これは電話対応で長く使われている自然な言い回しです。

フレーズ: I’ll put you through to the Sales Support Department.
日本語訳: 営業支援部へおつなぎします。
使う場面: 発信者の用件が営業支援部の管轄だとわかり、そこに電話を転送することを伝える場面。
注意点・誤用例: 代名詞のyouは必ずputとthroughの間に置きます。put through youとは言いません。
発音・ニュアンス: put youが繋がって「プッチュー」のように発音されることが多く、スムーズな連携の意思を示します。

transferという単語を使うことも可能ですが、こちらはシステム上の転送操作を明確に表す硬めの表現です。どちらを使っても問題ありません。続いて、転送先となる部署や役職に関する表現を見ていきましょう。

departmentの意味と部署名

この章の要点

departmentは会社や組織の「部署」「部門」を表す一般的な語。
組織によってはteamやdivision、unitなどが使われることもある。
正式な部署名が不明な場合はthe appropriate teamなどで代用可能。

会社内の組織を説明する際、departmentは非常に便利な単語です。「the Sales Department（営業部）」「the Accounting Department（経理部）」など、多くの部署名に用いられます。しかし、すべての会社がこの名称を使うわけではありません。相手の意図を汲み取り、柔軟に対応することが求められます。

注意点

無理に英語の部署名を作ろうとして沈黙してしまうよりは、「the team that handles those inquiries（それらのお問い合わせを扱うチーム）」といった表現で速やかに転送先を案内する方が適切です。

また、部署に関連して役職名についても注意が必要です。日本の役職と英語の役職は必ずしも一対一で対応しているわけではありません。

managerは必ずしも「部長」ではない

この章の要点

managerは人や業務を管理する人を広く指し、日本の「部長」限定ではない。
課長、係長、店舗責任者などもmanagerと呼ばれることがある。
転送時に役職まで伝える必要はなく、名前と部署名で十分。

英語のmanagerという役職を聞くと、自動的に「部長」と翻訳してしまいがちですが、実際にはプロジェクト責任者や店舗責任者など、何らかの管理業務を行っている人を広く指します。日本の役職制度と完全に一致しないことを理解しておきましょう。

フレーズ: This is James Black in Sales Support.
日本語訳: 営業支援部のジェームズ・ブラックです。
使う場面: 転送された担当者が電話に出た際、自分の名前と所属部署を端的に伝える場面。
注意点・誤用例: I am a manager of Sales Support. と役職を強調するのは少し唐突に聞こえる場合があるため、名前と部署にとどめるのが無難です。
発音・ニュアンス: in Sales Supportと前置詞inを使って所属を示すことで、簡潔かつ自然な響きになります。

担当部署や役職についての基礎知識を得たところで、実際に社内の担当者へ電話を引き継ぐ際にどのように情報を伝達すればよいのかを見ていきます。

ヘッドセットをつけてメモを取りながらクライアントと話す女性プロフェッショナル — 情報を正確にメモしながら対応する

社内の担当者へ電話を渡す表現

この章の要点

社内への伝達は簡潔に、しかし必要な情報（発信者の会社名や名前）は含める。
「is on line one（1番回線に）」という表現がよく使われる。
用件を聞きすぎず、転送判断に必要な範囲の情報にとどめる。

受付で電話を受け、保留にした後、社内の担当者（ここでは同じオフィス内の内線などを想定）へ発信者の情報を伝えます。この時、誰からかかっているかを正確に伝えることで、担当者が心の準備をして電話に出ることができます。

フレーズ: Mr. White from XX Computer is on line one.
日本語訳: 1番回線にXXコンピュータのホワイト様からお電話です。
使う場面: 保留中、社内の担当者に声をかけるか内線で話し、外線をつなぐ前の場面。
注意点・誤用例: Phone call from Mr. White. とだけ言うよりも、会社名や回線番号を添えた方が業務上親切です。
発音・ニュアンス: on line oneの部分を少し強調して、どの回線に出れば良いかを明確に伝えます。

社内での伝達が終われば、いよいよ担当者が直接発信者と話を始めます。転送を受けた担当者の第一声は、スムーズなコミュニケーションの鍵となります。

受付担当者が覚えておきたい基本の型

この章の要点

電話対応は単語ではなく「型」で覚えることで、即座に対応できる。
名乗る、尋ねる、確認する、保留する、転送するの7つのステップがある。
この型を声に出して練習し、無意識に出る状態にしておくことが重要。

ここまでの解説を踏まえ、受付担当者が反射的に口に出せるようにしておくべき「基本の型」をまとめます。これらを順番通りに覚えることで、どんな電話がきてもパニックにならずに対応できます。

会社名を名乗る: Good morning. ABC Corporation.
用件を尋ねる: How may I help you?
相手を確認する: May I have your name and company name, please?
希望する担当者を確認する: Who would you like to speak to?
保留を依頼する: Could you hold for a moment, please?
転送先を伝える: I’ll put you through to the appropriate department.
待ってもらったことに礼を言う: Thank you for holding.

この一連の流れを何度も口ずさみ、着信音を聞いた瞬間に最初の一文が自動的に出てくるようにしておくことが、英語での電話対応に対する恐怖心を払拭する最大の秘訣です。より実践的な練習を積みたい場合は、専門のスクールを利用するのも良いでしょう。

英語教室で実践的なビジネス会話を学ぶ

よくある質問（Q&A）

最後に、英語での電話対応に関してよく寄せられる疑問についてお答えします。

どうしても相手の英語が聞き取れない場合、どうすればよいですか？

焦らずに「I’m sorry, I’m having trouble hearing you. Could you speak a little more slowly, please?（申し訳ありません、少し聞き取りにくいようです。もう少しゆっくりお話しいただけますか）」と伝えましょう。相手の英語を非難するのではなく、状況を伝えることが大切です。

担当者が不在の場合、どう伝えれば角が立ちませんか？

「I’m afraid she is away from her desk at the moment.（あいにく、ただいま席を外しております）」や「He is not available at the moment.（ただいま電話に出られません）」という表現が定番で、失礼にならずに不在を伝えられます。