会議の準備は英語で？prepare for・set up・arrangeの違いと実務フレーズ

「明日の会議の準備をお願いできる？」と職場で頼まれたとき、とっさに英語でどう返せばよいか迷った経験はありませんか。

日本語の「会議の準備」という言葉には、資料の作成、日程の調整、会議室の予約、関係者への連絡など、さまざまな業務が含まれます。そのため、英語にする際は「具体的に何の作業をするのか」によって動詞を使い分ける必要があります。

この記事では、検索意図に即答する形で、まず基本となる表現を明確に提示します。「会議の準備をする」＝prepare for a meeting、そして「会議を設定・手配する」＝set up／arrange a meetingです。この基本を押さえることが、職場での円滑なコミュニケーションの第一歩となります。

居酒屋での雑談や日常会話とは異なり、ビジネスシーンでは正確な情報伝達が求められます。本記事では、職場で直面する「資料印刷・配布」「参加人数の確認」「会議室予約」「議事録作成」といった実務に特化した英語表現を徹底的に深掘りします。本格的にビジネスでのコミュニケーション力を高めたい方は、実践的なロールプレイを通して英語教室で学ぶようなリアルな表現を身につけていきましょう。

1. 「会議の準備をする」を表す英語早見表

会議に関する準備作業は多岐にわたります。まずは、状況に応じてどの動詞を選択すべきか、スマートフォンでも確認しやすい一覧表で整理しました。ご自身の担当業務に最も近い表現を探してみてください。

このように、英語では作業プロセスごとに使う単語が明確に分かれています。では、それぞれの表現の詳しい使い方と、ネイティブスピーカーが感じるニュアンスの違いについて、さらに深く見ていきましょう。

2. prepare forの意味と使い方（内容への備え）

「prepare for」の核心は、単なる物理的な準備ではなく、会議が始まったときに困らないための精神的・内容的な備えにあります。自分が発言する内容を整理したり、予想される質問への回答を練ったりするプロセスを含みます。

ここで非常に重要なのが、前置詞「for」の有無による意味の違いです。日本人の英語学習者が頻繁に間違えやすいポイントでもあります。

• prepare the agenda（アジェンダという「物」を作成・用意する）
• prepare for the meeting（会議という「出来事」に備える）

もし「会議のために書類を作っている」と伝えたい場合は、”I’m preparing some documents for the meeting.” のように、目的語に具体的な「物（documents）」を置くのが自然な表現となります。漠然と prepare a meeting と言うのは避けましょう。

3. set up / arrange / scheduleの違い（環境と手配）

会議の内容への備え（prepare for）が完了したら、次は会議そのものを開催できるように周囲を整える必要があります。ここで登場するのが、set up、arrange、schedule の3つの動詞です。それぞれの得意分野を見ていきましょう。

set up a meeting（立ち上げる・設定する）

「set up」は、ゼロの状態から何かを立ち上げ、機能するように整えるニュアンスを持ちます。会議を新たに設定する場面だけでなく、プロジェクターの接続やWeb会議ツールの立ち上げなど、物理的・システム的な設営にも使われます。

arrange a meeting（手配する・調整する）

「arrange」は、散らばっている要素を整理し、あるべき場所に配置するイメージです。参加者の都合を聞き、空いている会議室を探し、必要な資料や機材を揃えるといった「総合的な調整」に最適です。社外のVIPを招くような、少し改まった場面でも好まれます。

schedule a meeting（予定に入れる）

「schedule」は時間（スケジュール）に特化した表現です。「いつ開催するか」を決定し、カレンダーにブロックを作成する作業を指します。日時を指定する場合は「schedule a meeting for ＋ 日時」という前置詞の使い方を覚えておきましょう。

基礎知識が整理できたところで、実際に職場で同僚に手伝いを頼む際の「生きた会話例」を見ていきましょう。不自然な英語を使ってしまわないための改善ポイントも併せて見ていきましょう。

4. 会議準備で使う英会話（不自然な表現の修正）

以下の会話は、忙しくしているあなたに同僚が声をかけてきた場面です。日本人学習者が使いがちな不自然な直訳表現を、実務で違和感のない自然なビジネス英語に修正しています。

自然な和訳を開く

• 同僚： 忙しそうだね。
• あなた： うん、会議を設定しないといけないんだ。
• 同僚： 手伝おうか。
• あなた： ありがとう。そうしてもらえると、すごく助かるよ。
• 同僚： 何をすればいい？
• あなた： 配布用のコピーを取ってもらえる？
• 同僚： もちろん。何人参加する予定？
• あなた： オンライン参加の2人を含めて25人だよ。
• 同僚： 分かった。ほかには？
• あなた： 議事録を取ってもらえる？
• 同僚： もちろん。
• あなた： ありがとう。感謝の印に今夜の夕食をごちそうするよ。
• 同僚： 楽しみにしているよ。

解説：元の会話から直したい3つのポイント

また、人数の確認で “How many members will attend?” と言いがちですが、memberは特定のチームや委員会の所属者を指す閉じた言葉です。社外のゲストや関係者も含めた参加者全体を尋ねる場合は How many people will be attending? や How many attendees are we expecting? を使いましょう。

そして、最も重要なのが「議事録を取る」という表現です。ここには、ビジネス英語における明確な使い分けが存在します。次項で詳しく見ていきましょう。

5. take notes と take the minutes の決定的な違い

会議において「記録をとる」行為は、英語ではその目的によって明確に区別されます。

take notesは「個人用メモ」

自分があとで思い出すため、または自分の担当業務に関連する部分だけを書き留める行為です。フォーマットは自由で、誰かに提出する義務は通常ありません。”I took notes during the presentation.”（プレゼン中にメモを取りました）のように使います。

take the minutesは「公式な議事録」

会議全体の公式記録（the minutes）を作成する行為です。minuteには「分」という意味のほかに、複数形で「議事録」という意味があります。決定事項（decisions）、次の行動（action items）、担当者（owners）などを体系的にまとめ、参加者や欠席者に共有する（circulate）ためのものです。

さて、前章の会話例の最後で “I’m looking forward to it.” という表現が登場しました。日本人学習者がミスをしやすい「look + 形容詞」「look forward to」の文法について、次に整理しておきましょう。

6. 印象を伝える「look＋形容詞」と「look forward to」の文法

状態を推測する look＋形容詞

相手の様子や会議室の状態を見て「〜のようだ」と伝える表現です。後ろには必ず状態を表す形容詞（busy, ready, accurateなど）を置きます。

• You look busy.（忙しそうですね。）
• The meeting room looks ready.（会議室は準備ができているようです。）

※「〜のように見える」の後ろに名詞を置きたい場合は “It looks like a scheduling problem.”（日程上の問題のようです）のように look like + 名詞 を使います。

落とし穴注意：look forward to + 名詞／動名詞

「〜を楽しみに待つ」という定型句ですが、ここに含まれる to は不定詞（to + 動詞の原形）を作るマークではなく、方向を示す前置詞の to です。したがって、後ろには必ず「名詞」「代名詞」、または動詞を名詞化した「動名詞（-ing）」を置かなければなりません。

メールの結び言葉として頻出する “I look forward to hearing from you.”（ご連絡をお待ちしております）も、この文法ルールに従って hearing（動名詞）になっています。

ここまでの基本表現と文法を踏まえ、実際の職場でそのまま使える2つの実践ロールプレイを見ていきましょう。声に出して練習することをおすすめします。

7. 実践ロールプレイ1：資料の印刷と配布を依頼する

会議の直前になって「部数が足りない」「片面印刷になっていてかさばる」といったトラブルを防ぐため、依頼は具体的かつ明確に行います。

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• 会議担当者： 明日の会議用に、アジェンダを30部印刷してもらえますか。
• サポート担当： もちろんです。カラーと白黒のどちらがよいですか。
• 会議担当者： 白黒で大丈夫です。両面印刷にして、1部ずつホチキスで留めてください。
• サポート担当： 承知しました。いつまでに必要ですか。
• 会議担当者： 今日の午後4時までに用意してもらえますか。会議前に各席へ1部ずつ置いてください。
• サポート担当： 分かりました。入口の近くに予備も数部置いておきます。

【重要語句と置き換え練習】

印刷物に関する指示は、以下の基本パターンを覚え、名詞を入れ替えて使い回すのが効率的です。
基本形：Could you print [部数] copies of [資料名]?

• Could you print 15 copies of the handout?（配布資料を15部印刷してもらえますか）
• Could you print 10 copies of the sales report?（売上報告書を10部）
• Could you print a copy for each attendee?（出席者1人につき1部）
• Could you email the handout to the online participants?（オンライン参加者にはメールしてもらえますか）

また、物理的な紙をその場で手渡しする場合は hand out を使いますが、事前にメールや社内システムで共有する場合は distribute（配布する・配信する）を使うとプロフェッショナルな響きになります。

8. 実践ロールプレイ2：会議室予約と議事録担当を依頼する

ハイブリッド会議が一般的になった現在、会議室の設備要件や議事録の回覧ルールは事前にすり合わせておくことが不可欠です。

自然な和訳を開く

• チームリーダー： 次の水曜日に、プロジェクトのレビュー会議を手配する必要があります。
• 管理担当： 何人参加する予定ですか。
• チームリーダー： 対面で12人、オンラインで3人を見込んでいます。
• 管理担当： ビデオ会議設備のある部屋を予約します。何時から予約すればよいですか。
• チームリーダー： 午後2時から3時30分まで予約してください。議事録も取ってもらえますか。
• 管理担当： 承知しました。議事録は確認していただいた後に関係者へ共有しましょうか。
• チームリーダー： お願いします。アクション項目、担当者、期限が明確に記載されていることを確認してください。

【重要語句と置き換え練習】

会議室の予約には reserve と book の両方が使えます。設備条件を変える練習をしましょう。
基本形：Could you reserve a room with [設備・条件]?

• Could you reserve a room with a projector?（プロジェクターのある部屋）
• Could you reserve a room that can accommodate 20 people?（20人収容できる部屋）
• Could you book a quiet room near the reception area?（受付近くの静かな部屋）

また、議事録における owner は「所有者」ではなく「仕事や課題の責任を持つ担当者」を指します。もし分かりにくければ、person responsible と言い換えることも可能です。

9. 文化的な注意点とよくある誤用

英語を使う職場環境（外資系企業や多国籍チーム）では、「会議の準備をお願いします」といった曖昧な依頼は好まれません。日程調整、資料印刷、会議室予約、議事録など、誰がどこまで担当するのかを明示する文化があります。依頼時には期限と目的をセットで伝えることが成功の秘訣です。

日本人が陥りやすい文法エラー

動詞と前置詞の組み合わせでミスが多発する3つの単語をチェックしておきましょう。

• attend は他動詞
  誤：I will attend to the meeting.
  正：I will attend the meeting.（※attend to は「対処する・世話をする」という全く別の意味になります）
• discuss に about は不要
  誤：We need to discuss about the schedule.
  正：We need to discuss the schedule.（※talk about ならOKです）
• prepare a meeting だけで済ませない
  会議への「備え」なら prepare for a meeting、資料の「用意」なら prepare materials for a meeting と明確に使い分けましょう。

10. 学習定着度を測る3択確認クイズ

ここまで学んだ内容が実務でとっさに使えるか、3問のクイズで確認してみましょう。

第1問

「明日の会議に向けて、発言内容や想定質問を準備しています」に最も合う英文はどれでしょう。

1. I’m scheduling tomorrow’s meeting.
2. I’m preparing for tomorrow’s meeting.
3. I’m taking the minutes of tomorrow’s meeting.

正解と解説を開く

正解：2. I’m preparing for tomorrow’s meeting.

prepare for a meeting は、会議に備えて資料を読み、発言や回答を用意することを表します。
・1が不正解の理由：scheduleは日時を予定表に入れる行為です。
・3が不正解の理由：take the minutesは議事録を作成することです。

第2問

会議の正式な議事録を同僚に頼む表現として最も適切なのはどれでしょう。

1. Could you take the minutes?
2. Could you write a memo for yourself?
3. Could you look forward to the meeting?

正解と解説を開く

正解：1. Could you take the minutes?

take the minutes は「会議の公式な議事録を取る」という意味です。必須ビジネスフレーズです。
・2が不正解の理由：a memo for yourself は個人用のメモとなり、他人に共有する公式記録ではありません。
・3が不正解の理由：look forward to は「〜を楽しみに待つ」という意味です。

第3問

「皆さんとお会いできることを楽しみにしています」の正しい英文はどれでしょう。

1. I look forward to meet you.
2. I look forward to meeting you.
3. I look forward meeting you.

正解と解説を開く

正解：2. I look forward to meeting you.

look forward to の to は前置詞です。後ろに動詞を置く場合は、meeting のような動名詞にします。
・1が不正解の理由：to meet と不定詞にすることはできません。典型的なエラーです。
・3が不正解の理由：前置詞 to が欠落しています。

11. 実務で使うためのチェックリストと関連記事

最後に、ご自身が英語で会議をセッティングする際の確認用チェックリストと、Q&Aをご用意しました。ブックマークして実務の直前に見直すことをおすすめします。

関連記事・参考資料

• 英語ビジネスメールで日程調整・会議依頼をする
• 曜日と日付を使って会議の日程を指定する
• 会議の延期を確認するpostponeの使い方
• 英語で議事録を作成する
• 職場で使える英語の「ありがとう」

12. よくある質問（Q&A）