件名の例文

• Inquiry about Product XYZ
  製品XYZに関する問い合わせ
• Request for Quotation – Project ABC
  見積もり依頼 – プロジェクトABC
• Meeting Request – [Your Name]/[Company Name]
  会議のお願い – [あなたの名前]/[会社名]
• Confirmation of Meeting on April 18th
  4月18日の会議の確認
• Schedule Confirmation for June 15th
  6月15日のスケジュールの確認
• Following Up on Our Phone Call Today
  本日の電話のフォローアップ
• Information Regarding Your Order #12345
  ご注文番号12345に関する情報
• Update on Project Alpha
  プロジェクト・アルファの進捗状況
• Urgent: Action Required – Invoice #67890
  緊急：対応要 – 請求書番号67890
• Invitation to Webinar on May 10th
  5月10日のウェビナーへのご招待
• Thank You – Meeting on April 16th
  御礼 – 4月16日の会議

ポイント: 具体的な内容、日付、プロジェクト名などを入れると、相手が内容を把握しやすくなります。「Urgent」や「Action Required」は本当に必要な場合のみ使用しましょう。

宛名の例文

【フォーマル – 相手の名前がわかっている場合】

• Dear Mr. [姓]: (例: Dear Mr. Smith,) – 男性の既婚・未婚問わず
• Dear Ms. [姓]: (例: Dear Ms. Jones,) – 女性の既婚・未婚問わず (最も一般的で無難)
• Dear Mrs. [姓]: (例: Dear Mrs. Brown,) – 既婚女性 (相手が希望する場合や、そう呼ばれることを知っている場合)
• Dear Miss [姓]: (例: Dear Miss Davis,) – 未婚女性 (現代ではあまり使われない傾向)
• Dear Dr. [姓]: (例: Dear Dr. Evans,) – 博士号を持つ人や医師に対して

【フォーマル – 相手の名前が不明な場合】

• Dear Sir or Madam, – 担当者の性別も不明な場合（やや古風）
• To whom it may concern, – 担当者不明の場合の定型表現（カバーレターなどで）
• Dear Hiring Manager, – 採用担当者様
• Dear Customer Service Department, – カスタマーサービス部御中
• Dear Marketing Director, – マーケティング部長殿

【セミフォーマル / カジュアル – 相手と面識がある・親しい場合】

• Dear [名], (例: Dear John,)
• Hi [名], (例: Hi Sarah,)
• Hello [名], (例: Hello David,)

ポイント: 宛名の後にはカンマ(,)を付けるのが一般的です（イギリス英語では付けないことも）。女性の敬称は Ms. を使うのが最も安全です。

挨拶・自己紹介の例文

【初めてメールする場合】

• My name is Taro Tanaka from Berlitz Japan.
  ベルリッツ・ジャパンの田中太郎と申します。
• My name is Taro Tanaka, and I work in the Marketing Department at Berlitz Japan.
  私の名前は田中太郎で、ベルリッツ・ジャパンのマーケティング部で働いております。
• I am writing to you regarding the position advertised on [ウェブサイト名].
  [ウェブサイト名]で広告されていた役職についてご連絡いたしました。
• We met last week at the ABC conference in Tokyo. My name is Taro Tanaka.
  先週東京で行われたABCカンファレンスでお会いしました田中太郎です。
• Your colleague, Mr. Hiroshi Suzuki, suggested I contact you regarding…
  あなたの同僚の鈴木宏様より、〜についてあなたにご連絡するよう勧められました。

【同僚・上司・部下を紹介する場合】

• Jeff, I would like to introduce you to my boss, Mr. Kenichiro Tanaka.
  ジェフ、私の上司、田中賢一郎を紹介させていただきます。 (CCに関係者を入れて使う)

感謝の例文

• Thank you for your email received [日付].
  [日付]にいただいたメール、ありがとうございます。
• Thank you very much for your prompt reply.
  迅速なご返信、誠にありがとうございます。
• Thank you for your inquiry about our products.
  弊社製品へのお問い合わせ、ありがとうございます。
• Thank you for meeting with me yesterday.
  昨日はお会いいただき、ありがとうございました。
• Thank you for your continued support.
  日頃よりお力添えいただき、ありがとうございます。
• I appreciate your help with this matter.
  この件に関するあなたのご協力に感謝いたします。
• We appreciate your interest in our company.
  弊社にご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。
• It was a pleasure meeting you at the conference last week.
  先週の会議でお会いできて光栄でした。

目的説明の例文

• I am writing to inquire about…
  ～についてお問い合わせしたく、ご連絡いたしました。
• I am writing to follow up on our meeting last Tuesday.
  先週火曜日の会議のフォローアップでご連絡いたしました。
• The purpose of this email is to confirm our appointment for tomorrow.
  このメールの目的は、明日のアポイントメントを確認することです。
• I am writing in response to your advertisement for the marketing position.
  マーケティング職の広告に応募するため、ご連絡いたしました。
• This email is to inform you about the changes to the project schedule.
  このメールはプロジェクトスケジュールの変更についてお知らせするものです。
• I would like to request some information regarding…
  ～に関する情報をいくつかお願いしたく存じます。

ニュース伝達の例文

【良いニュース】

• We are happy/pleased/delighted to inform you that…
  ～ということをお知らせでき、嬉しく思います。
• Good news! We have approved your proposal.
  朗報です！あなたの提案を承認しました。
• We are pleased to offer you the position of…
  あなたに～の役職を提供できることを嬉しく思います。

【悪いニュース】

• We regret to inform you that…
  残念ながら～ということをお知らせいたします。
• Unfortunately, we have decided not to proceed with…
  残念ながら、～を進めないことに決定いたしました。
• We are sorry to announce the cancellation of…
  ～の中止をお知らせすることを残念に思います。
• I am afraid that I cannot attend the meeting on Friday.
  申し訳ありませんが、金曜日の会議には出席できません。

状況別書き出し例文

【緊急のお願い】

• I need to ask an urgent favor of you.
  緊急のお願いがございます。
• This is an urgent request regarding…
  これは～に関する緊急のお願いです。

【返信遅延のお詫び】

• I apologize for the delay in replying.
  返信が遅くなり申し訳ありません。
• Sorry for my late response. I was out of the office.
  返信が遅くなり申し訳ありません。オフィスを離れておりました。
• Please excuse my lack of a prompt reply as I was in a meeting all day.
  一日中会議だったため、すぐに返信できず申し訳ありませんでした。

【送付連絡】

• I am sending you the requested documents.
  ご要望の資料をお送りします。
• I have forwarded the email to Mr. Sato.
  佐藤様へメールを転送いたしました。

【受領確認依頼】

• Have you received the invoice I sent last week?
  先週お送りした請求書はお受け取りいただけましたでしょうか？
• I haven’t received your reply regarding… yet.
  ～に関するお返事をまだいただいておりません。

【受領連絡】

• We have received the documents. Thank you.
  資料を受け取りました。ありがとうございます。
• Thank you for sending the information promptly.
  迅速に情報をお送りいただきありがとうございます。

【添付ファイル】

• Please find the attached file(s).
  添付ファイルをご覧ください。
• I have attached the report you requested.
  ご要望のレポートを添付いたしました。
• Attached is the agenda for the meeting.
  会議の議題を添付いたしました。

依頼・お願いの例文

【～してください (Please)】

• Please send us the invoice by Friday.
  金曜日までに請求書を送ってください。
• Please contact me as soon as possible.
  なるべく早めに私に連絡をください。
• Please let me know if you can attend the meeting.
  会議に出席可能か教えてください。
• Please confirm the details by the end of the day.
  本日中に詳細をご確認ください。

【～していただけませんか (丁寧な依頼)】

• Could you please send me the report by tomorrow?
  明日までにレポートを送っていただけますでしょうか？
• Would you mind checking the attached document?
  添付資料をご確認いただけますでしょうか？(“Would you mind -ing?”)
• I would appreciate it if you could provide more details.
  さらに詳細をいただけますと幸いです。
• I was wondering if you could join the call next week.
  来週の電話会議にご参加いただけないかと思っておりました。
• Do you mind explaining this in more detail?
  これについて、もう少し詳しく説明していただけませんか？

世間話・アイスブレイクの例文

• I hope this email finds you well.
  お元気でお過ごしのことと思います。（定番の丁寧な書き出し）
• Hope you had a great weekend.
  良い週末を過ごされたことと思います。
• How are things going at your end?
  そちらの調子はいかがですか？
• I hope you enjoyed your vacation.
  休暇を楽しまれたことと思います。
• How is the weather in [相手の都市名]?
  [相手の都市名]の天気はいかがですか？

※ “I hope (that) ～” は「～だといいのですが」という意味ですが、英語では心配しているニュアンスはなく、一般的な丁寧な表現として使われます。

結びのフレーズ例

【返信を求める場合】

• I look forward to hearing from you soon.
  近いうちにご連絡いただけるのをお待ちしております。
• Please reply at your earliest convenience.
  ご都合の良い時にできるだけ早くお返事ください。
• I would appreciate a prompt reply.
  迅速なお返事をいただけますと幸いです。

【その他】

• Thank you for your time and consideration.
  お時間とご配慮をいただきありがとうございます。
• Please feel free to contact me if you have any questions.
  ご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。
• Thank you again for your cooperation.
  重ねてご協力に感謝いたします。

【結びの言葉 (Sign-Off)】

• Sincerely, (フォーマル)
• Yours sincerely, (フォーマル – Dear Mr./Ms. [姓]で始めた場合)
• Best regards, (一般的・セミフォーマル)
• Kind regards, (やや丁寧)
• Regards, (ややカジュアル)
• Best, (カジュアル)
• Thanks, (カジュアル)