電話応対

  1. ビジネス英語

電話応対の際に使えるフレーズをご紹介したいと思います。

普段はいざとなると身振り手振りを交えたブロークンイングリッシュでなんとか意思の疎通が図れていても、音だけが頼りの電話となるとどうも苦手で・・・という人が多いようです。

実は私もカナダに来た当初はかなりの電話恐怖症でした。ステイ先の電話が鳴っても聞こえないフリ、1人暮らしをしていた時はいつも居留守を使い、後で何度も留守電のメッセージを聞き返す始末でした(苦笑)

みなさんにはそんな事態を是非避けていただきたいので(笑)イザと言う時に使えるフレーズをご紹介したいと思います。

相手の言っていることが聞き取れない時に使えるフレーズ

I can’t hear you very well. Could you speak a little louder, please?(電話が遠いのですが。もう少し大きな声で話していただけますか?)

Could you speak more slowly, please?(もう少しゆっくり話していただけますか?)

I’m sorry, I couldn’t catch that. Could you repeat that again, please?(すみません。今聞き取れなかったのですが。もう一度繰り返していただけますか?)

Could you spell that again, please?(もう一度スペルをお願いします。)

ポイントは、最後に必ず please をつけることです。顔が見えない相手だからこそ、普段以上の気配りを心がけたいですね。

PHRASE OF THE WEEK

今週のフレーズは

M as in Mexico.” (読み方:エム アズ イン メキシコ)(Mexico の M です。)

電話上で名前を聞き間違えられた時に使える、超便利な表現です。

例えば B/V, D/G, M/N, P/T などはネイティブ同士でも聞き間違えることがあるほど似たサウンドなので、このような表現で聞き間違いを防ぎます。

A : I’m sorry, what’s your name again?(ごめんなさい、お名前もう一度いいですか?)

B : It’s FUMI. F-U-M-I. (フミです。エフ、ユー、エム、アイ)

A : S-U-N-I, SUNI? (Suniさんですか?)

B : No. It’s FUMI. F as in France, U as in Uniform, M as in Mexico, and I as in Ice.(いえ、フミです。フランスの F, ユニフォームの U, メキシコの M, そして アイスの I です。 )

日本人の名前は特に聞き間違えらる事が多いみたいなので、ネイティブに間違われやすいお名前の方は、上記の表現を参考にして、予め説明できるようにしておくと慌てなくていいかもしれません。

ちなみに as in の後ろは、国名や誰もが知っている簡単な単語にするのがルールです。

例えば MITSUKO なら、

M as in Mountain

I as in India

T as in Thomas

S as in Santa

U as in Uniform

K as in King

O as in Orange

てな具合です。

余談ですが、友人 CHIAKI は Jackie(ジャッキー)、YUMI は Yummy (ヤミー=美味しい)、SHINICHIROU は(シニチロー)と発音し間違えられてしまうといつもボヤいています(笑)日本人の名前はネイティブにはとても発音しづらいみたいですね。

前回ちょこっとお話した友人の名前についてですが、そう言えば、カナダ在住歴が長い友人の中には、名前を覚えてもらうために自分で勝手に改名している人が結構いたことを思い出しました(笑)

HIROSHI→HENRY (ひろし→ヘンリー)

RYO→ LEO  (りょう→レオ)

MITSUE→ MICHELLE (みつえ→ミッシェル)

などなど・・・。

もちろん日本の戸籍はそのままですが便宜上こうしているそうです。私なら自分がミッシェルなんて呼ばれたら絶対恥ずかしいだろうな~なんて思ってしまいますが、彼らにしたら毎回「えっ?何て名前?」と聞かれることの方が苦痛なんでしょうね。

みなさんの中でネイティブになかなか名前を覚えてもらえない・・・という人がいたら、こんな風に簡単なイングリッシュネームをご自分に命名してしまうのも1つのアイディアかもしれないですね。・・と、前置きはこのくらいにして、今回も引き続き電話上で役立つフレーズをご紹介しますね。

電話の調子が悪くて聞こえない時に使えるフレーズ

混線して雑音がすごいなど、相手の声がよく聞こえない時は、相手にその旨をハッキリ伝えましょう。無理に聞き取ろうとしても誤解を招くもとになってしまいますので気をつけてください。

I think we have a bad connection. Could you speak a little louder, please?(電話が遠いようですね。もう少し大きな声で話していただけますか?)

I think we got our lines crossed.(電話が混線しているようですね。)

I’m sorry you were cut off earlier.(先ほどは電話が切れてしまいすみませんでした。)

I called a few minutes ago, but I got cut off. (先ほど電話しましたが、切れてしまいました。)

電話応対で使えるその他の基本的なフレーズ

自分から電話をかける場合

Hello. This is Yamada calling. May I speak with Mr. Takagi, please?(もしもし。山田と申しますが、高木さんをお願い出来ますか?)

I’m sorry to be calling this late, but is Mr. Suzuki home?(夜分遅くにすみません。鈴木さんはご在宅でしょうか?)

I’m returning your call.(折り返しお電話させていただいています。)

I just heard you’d called earlier. What was the call regarding?(先ほどお電話をいただいたそうで・・どのようなご用件だったでしょうか?)

かかってきた電話に出る場合

This is Takagi speaking. / Yes, this is he.(高木は私ですが。) 高木さんが女性であれば This is she. となります。

Yes. Could you please hold? / Yes. Hold on a moment, please.(はい、少々お待ち下さい。)

He hasn’t been back yet. I can have him call you back, or can I take a message?(あいにくまだ戻っておりません。かけ直させましょうか?それとも伝言をいただいておきましょうか?)

Thank you for returning my call.(折り返しお電話ありがとうございます。)

Thanks for calling me back.(折り返しありがとう)

こちらの方がカジュアルな言い方になります。

相手が不在、手が離せないことを伝える場合

She is not in at the moment.(彼女は留守にしておりますが。)

He is not available right now. Would you like him to call you back, or would you like to leave a voice mail?(彼は今電話に出ることが出来ません。後ほどかけ直させましょうか?それとも留守番電話にメッセージを残されますか?)

She is tied up right now. Could she call you back later? (彼女は今手が離せません。後ほど彼女の方からかけ直してもよろしいですか?)

その他

The line is busy.(話し中です。)

I think you have the wrong number.(番号をお間違えのようです。)

My cell phone is dying. Can I call you back later?(携帯の電池が切れそうです。後でかけ直してもいいですか?)

I’ll put you through to Mr. Uchida.(内田におつなぎします。)

~につなぐという時、 transfer という動詞を使って、 I’ll transfer you. (おつなぎします。)と言うこともあります。

いかがでしたか?どのフレーズも、日常生活では非常によく使われるものばかりです。、堂々とそしてハッキリ話すことを心がけて、何度も練習してみてくださいね。

PHRASE OF THE WEEK

今週のフレーズは

Text me. ”(携帯にメールしてね。)

こちらでも携帯メールが主流ですが、英語では Text me. と言います。

A : I have to go now. Text me later! (もう行かなきゃ。後で携帯にメールちょうだい!)

B : OK, I will. (ありがとう。メールするね。)

こんな風に使います。

短くてカンタンなフレーズなので、是非覚えて使ってみてくださいね。

会社で英語を使うシチュエーションは様々です。

対面して話すことと、電話で話すこととは、様子が違うようですが、あなたはいかがです?

電話では、相手の顔やジェスチャーが見えません。

言葉だけで、会話を成立させなければなりません。

でも、電話の英語も基本を抑えておけば、あまり怖がる必要はないのです。

さて、浅井さんが今会社にいます。電話に出たら、英語で話が始まりました。

 

さっそくその会話を覗いてみましょう。

 

★会話★

Ms. Asai: Hello, this is ABC Corporation.

May I help you?

Client: Yes, please. This is Mr. Black from CBA Inc.

May I speak to Ms. Asai?

Ms. Asai: Speaking.  Hello, Mr. Black.

What can I do for you?

Client: I was wondering if you could schedule a meeting with me next week.

I’ll come to your office.

When suits you?

Ms. Asai: Wednesday would suit me best.

Client: All right.

 What time suits you?

Ms. Asai: Well, three o’clock would be fine.

Client: That’s good. See you next Wednesday.

Ms. Asai: See you.  And thank you for calling, Mr. Black.

 

 

★ワンポイント★

 

Corporation:「法人」

client:「顧客」「取引先」

Inc.:Incorporatedの略。「法人組織の」「有限責任の」

May I speak to~?:「~と話をしたいのですが」

Speaking.:「私です」(電話を受けて相手が指名したのは私ですの意味)

be wondering if~:「~かどうか心配に思う」

schedule~:「~を予定に入れる」

meeting with~:「~との打ち合わせ」

come:相手にとっては「来る」なので、「行く」という意味でもcomeにする。

suit:「適合する」「相応しい」

thank you for~:「~をありがとうございます」

★和訳★

 

Ms. Asai: Hello, this is ABC Corporation.(もしもし、こちらはABC社です。)

May I help you?(ご用件を伺います。)

Client: Yes, please.(はい、お願いします。)

 This is Mr. Black from CBA Inc.

(こちらはCBA社のブラックと申します。)

May I speak to Ms. Asai?(浅井さんとお話がしたいのですが。)

Ms. Asai: Speaking.  Hello, Mr. Black.(私です。 こんにちはブラックさん。)

 What can I do for you?(ご用件は何でしょうか?)

Client: I was wondering if you could schedule a meeting with me next week.

(来週、お目にかかれればと思うのですが。)

I’ll come to your office.(貴社へ伺おうと思います。)

When suits you?(いつご都合が良いですか?)

Ms. Asai: Wednesday would suit me best.(水曜日が一番都合良いです。)

Client: All right.(判りました。)

What time suits you?(何時がよろしいですか?)

Ms. Asai: Well, three o’clock would be fine.(えー、3時が良いです。)

Client: That’s good.(それで結構です。)

See you next Wednesday.(来週水曜日に。)

Ms. Asai: See you.(はい。)

And thank you for calling, Mr. Black.

(お電話ありがとうございます、ブラックさん。)

 

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