英語の電話対応「担当者が不在です」を伝える言い方｜取り次ぎ・伝言・折り返しの例文集

オフィスの電話を取ったら、受話器の向こうから英語が聞こえてきた。しかも名前を告げられた担当者は、今まさに席にいない——。この瞬間の頭の真っ白さは、経験した人にしか分からない種類の焦りです。

けれども安心してください。英語の不在対応で使う表現は、驚くほど数が限られています。必要なのは語彙力ではなく、やりとりの「型」を先に知っておくことだけです。実際、この記事で扱う中心的なフレーズは中学英語の範囲で組み立てられています。

この記事では、不在対応を4つのステップに分解し、第一声から不在の伝え方、戻り時間の説明、伝言の預かり方、電話番号やつづりの復唱、聞き取れないときの逃げ道、そして自分がかけた側で相手が不在だった場合まで、そのまま声に出して使える形で並べていきます。読み終えたときには、次に電話が鳴ったときの手順が頭の中で一本の線になっているはずです。より実践的に会話のテンポまで身につけたい方は、英語教室でロールプレイを重ねる方法も選択肢になります。

まずは、なぜ電話で頭が真っ白になるのか、その正体から見ていきましょう。

英語の電話で固まる本当の理由は「次の一手」が決まっていないから

英語の電話で言葉が出てこなくなる最大の原因は、次に何を言うべきか決まっていないことにあります。単語を知らないからではありません。

理由は単純です。人は「選択肢が多すぎる状態」で判断を求められると動けなくなります。日本語の電話なら手順が体に入っているので考えずに口が動きますが、英語だと手順と語彙の両方を同時に処理しようとして負荷が跳ね上がるのです。

そこで、手順の側を完全に固定してしまいます。名指しされた本人が電話に出られない場合、やることは常に次の4つだけです。

1. 名乗って用件を聞く
2. 相手の名前と会社名を確認する
3. 本人が出られない事実と、戻りの見込みを伝える
4. 伝言を預かるか、折り返しを提案するか、かけ直してもらうかを決める

この4つが頭に入っていれば、あとは各ステップに1つずつ言い方をストックするだけで会話が成立します。4ステップ×1フレーズ、つまり4文で最低限の応対は完結するということです。

逆に、この順番を崩すと実務で困ります。特に多いのが、ステップ2を飛ばしてステップ3に進んでしまうケースです。相手の名前を聞かないまま「不在です」と伝えてしまうと、相手が「では伝言をお願いします」と言い出したときに、慌てて名前を聞き直すことになります。

つまり、英語の電話応対で最初に投資すべきは単語帳ではなく、この4ステップの順番です。手順が固定されていれば、多少聞き取れない部分があっても会話は前に進みます。

では、この4ステップが実際の会話ではどう流れるのでしょうか。まずは一本まるごと通して見てみます。

オフィスでの不在対応｜会話例をまるごと1本

結論から言えば、不在対応の会話は短い定型文の連続で成り立っています。以下の会話例に、難しい単語や複雑な構文は一つも出てきません。

ステップ1｜電話を受けるときの第一声と名乗り方

受話器を取った瞬間の第一声は、3パターンだけ用意すれば十分です。社名だけを言う型、社名と自分の名前を言う型、お礼から入る型の三種類です。

なぜ3つで足りるのか。第一声の役割は「どこにつながったか」を相手に知らせることだけであり、それ以上の情報は不要だからです。凝った言い方をしても、相手が求めているのは社名の確認です。

3つ目の型は Hello, ABC Corporation, Sato speaking. How can I help you? です。How can I help you? と May I help you? を混ぜて How may I help you? とすると、より丁寧な響きになります。

時間帯に合わせて Good morning. や Good afternoon. を頭に付けるだけで印象がぐっと柔らかくなるのは、日本語とまったく同じ感覚です。緊張して早口になりそうなときこそ、この一言が呼吸を整えてくれます。

なお、かかってきた電話が自分宛てだった場合の返しも一緒に覚えておくと便利です。This is he. This is she. That’ll be me. This is Sato speaking. のいずれかで「私です」を表せます。

第一声が固まったら、次はステップ2。相手が誰なのかを確実に押さえる場面です。

ステップ2｜相手の名前と会社名を確実に押さえる

相手の名前と会社名の確認は、遠慮せずに必ず行うのが正解です。ここを飛ばすと、後の工程すべてが崩れます。

理由は実務的なものです。担当者が折り返すには、誰にどこへかけるのかが分からなければ話になりません。名前を聞くのは詰問ではなく、相手の用件を確実に届けるための作業です。

名前と会社名を聞く言い方は、状況に応じていくつか持っておくと便利です。May I have your name, please?（お名前を伺えますか）、Could you tell me the name of your company?（御社名を教えていただけますか）が基本形です。

聞き取れなかったときは I’m sorry, could I have your name again?（恐れ入りますが、もう一度お名前をお願いできますか）。つづりが分からないときは Would you mind spelling your name, please?（お名前のつづりを教えていただけますか）を使います。

そして最大のコツは、聞き取れた名前をその場で復唱することです。Mr. Bush of XYZ Corporation. Thank you. と繰り返せば、聞き間違いを自分で検証できます。同時に相手にも「正しく伝わった」という安心感が生まれます。

同姓の社員が複数いるとき

日本の会社では、佐藤・鈴木・田中といった名字が複数いるのが普通です。取り次ぎ先を絞り込む一言があると、内線の取り違えという事故を防げます。

相手が特定できたら、今度は本人が電話に出られるかどうかを確認する番です。ここで相手を待たせることになります。

ステップ2.5｜取り次ぎと保留のフレーズ

保留にする前には、必ず一言添えるのが鉄則です。無言のまま保留音に切り替わると、相手は電話が切れたのかと不安になります。

理由は、電話では相手の顔が見えないぶん、沈黙の意味を推測できないからです。対面なら「席を確認しに行った」と目で分かりますが、電話では説明されない限り伝わりません。

保留と取り次ぎの定番フレーズは以下の通りです。

• Just a moment, please.（少々お待ちください）
• Hold on, please. / Please hold for just a minute.（少々お待ちください）
• Would you mind holding while I check?（確認いたしますので、少々お待ちいただけますか）
• I’ll put you through.（おつなぎします）
• I’ll transfer you to the person in charge.（担当の者におつなぎします）
• Let me transfer you to the Sales Department.（営業部におつなぎします）
• Thank you for holding.（お待たせいたしました）

保留を解除したときの Thank you for holding. は、日本語の「お待たせいたしました」と完全に同じ働きをします。ここを省略して唐突に本題へ戻ると、少し素っ気ない印象を与えます。

社内の同僚に取り次ぐときは、Yamamoto-san, you have a phone call from Mr. Bush of XYZ Corporation on line 2.（山本さん、XYZ社のブッシュさんから2番にお電話です）のように、相手・会社名・回線番号の三点を伝えます。

さて、確認に行ったところ本人は席にいませんでした。いよいよこの記事の中心、不在の伝え方です。

ステップ3｜「本人が電話に出られない」を失礼なく伝える

不在を伝えるときは、冒頭にクッション表現を置くのが基本形です。I’m afraid または I’m sorry, but を先頭に添えます。

理由は、これから伝える内容が相手の希望に沿わないものだからです。予告なしに He is out. と言い切ると、事実としては正しくても突き放したような響きになります。

状況別の不在の言い方

外出している場合は I’m afraid he is out of the office right now.（ただいま外出しております）、He is out at the moment.、He is not in the office today.（本日は不在にしております）が使えます。

席を離れているだけなら I’m sorry, but he is away from his desk.（ただいま席を外しております）。会議中なら I’m afraid he is in a meeting right now.、He is at a meeting until five.（5時まで打ち合わせです）。

別の電話に出ているなら I’m sorry. He is on another line.（ただいま他の電話に出ております）。出張中なら I’m afraid he is on a business trip until Thursday.（木曜日まで出張しております）。すでに退勤していれば He has already left for the day.（本日はもう退社いたしました）。

言わないほうがよい不在理由

日本語で「トイレに行っています」とは言わないのと同じで、英語にも伝えるべきでない情報があります。事実であっても口にしない表現があるのです。

理由をぼかす代わりに、次の行動をこちらから提示するのが礼儀です。He is away from his desk at the moment. Could I take a message? のように、不在の告知と対応案をセットで出すと会話が前に進みます。

もう一つ、日本語の「席」を英語にするとき seat を使いたくなりますが、オフィスの自席は desk です。away from his seat は劇場や乗り物の座席を思わせるので、away from his desk と覚えてしまいましょう。

戻り時間の伝え方と前置詞の落とし穴

相手が最も知りたいのは「いつ連絡が取れるか」です。不在の事実だけを伝えて終わると、相手は次の行動を決められません。

• I expect him back after three o’clock.（3時過ぎには戻ると思います）
• He should be back by five.（5時までには戻る予定です）
• He will be back in an hour.（1時間ほどで戻ります）
• He’ll be in the office after lunch.（昼休み後には在席しております）
• He is at a meeting until four. It’s scheduled to end at four o’clock.（4時まで会議で、4時に終わる予定です）
• I’m afraid I’m not sure when he’ll be back.（申し訳ありませんが、戻りの時間は分かりません）

ここで前置詞を混同すると意味が変わってしまいます。by five は「5時までには（それより前に）」という期限、until five は「5時まで（ずっと続く）」という継続を表します。

つまり He will be back by five. は5時前に戻る見込み、He is in a meeting until five. は5時まで会議が続くという意味です。冒頭の会話にあった I need his call by 5 p.m. も「5時までに電話がほしい」という期限の表現でした。

不在と戻り時間を伝えたら、会話はいよいよ最終ステップへ。相手に次の一手を選んでもらう場面です。

ステップ4｜伝言を預かる・折り返しを提案する

不在を告げた直後には、必ず選択肢を差し出すのが最も丁寧な形です。相手に決めてもらう構えを取ります。

理由は、相手の用件の緊急度をこちらが判断できないからです。急ぎなら別の担当者に回してほしいかもしれず、本人でなければ意味のない話なら折り返しを待つでしょう。選択肢を並べれば、相手が自分に最適な道を選べます。

選択肢を差し出すフレーズ

• Would you like to leave a message?（ご伝言を承りましょうか）
• Could I take a message?（伝言をお預かりしましょうか）
• Should I have him call you back?（折り返しお電話させましょうか）
• Would you like him to call you back later?（後ほど折り返しさせましょうか）
• I’ll tell him you called.（お電話があったことをお伝えしておきます）
• Would you like to hold?（そのままお待ちになりますか）
• Could you call again after three?（3時過ぎにおかけ直しいただけますでしょうか）
• Is there anyone else who can help you?（他の者でお役に立てることはございますか）

急ぎの用件なら、担当者を待たずに別の社員へ回すほうが相手のためになります。Let me transfer you to someone in the same department.（同じ部署の者におつなぎします）という選択肢も持っておくとよいでしょう。

伝言を受けるときの5つの質問

伝言を預かると決まったら、聞き取るべき情報は五つです。相手の名前、会社名、電話番号、用件、そして折り返しの希望時間。この五つを埋める質問を順番に出していきます。

• May I have your name again, please?（もう一度お名前をお願いできますか）
• May I have your phone number?（お電話番号をいただけますか）
• May I have your email address?（メールアドレスを教えていただけますか）
• What is this regarding?（どのようなご用件でしょうか）
• When would be a good time for him to call you back?（何時ごろに折り返すのがご都合よろしいですか）
• Just a moment. Let me write that down.（書き留めますので少々お待ちください）
• Let me repeat your information.（いただいた内容を復唱いたします）
• I’ll make sure he gets the message.（必ず申し伝えます）

では、聞き取った番号やつづりはどう確認すればよいのでしょうか。ここが実務で最も間違いが起きやすい部分です。

数字とスペルを確実に復唱する技術

電話番号は、聞き取ったらその場で必ず読み上げて確認します。後で確認する機会はありません。

理由は、番号を一桁でも聞き間違えると折り返しが不可能になり、伝言そのものが無意味になるからです。用件を完璧に聞き取っていても、番号が違えば意味を失います。

名前や会社名のつづりが取れないときは、フォネティックコード（通話表）が助けになります。H as in Hotel, I as in India のように、その文字で始まる単語を添えて伝える方式です。

暗記する必要はありません。電話機のそばに一枚貼っておくだけで十分です。as in の代わりに as や for を使う話者もいます。

自分の名前を伝えるときにも使えるので、社名と自分の名前のつづりだけは事前に組み立てSato, S as in Sierra, A as in Alpha, T as in Tango, O as in Oscar. と一度声に出しておきましょう。

ところで冒頭の会話では、相手に担当者の携帯番号を伝えていました。これは実務では判断が必要な場面です。

携帯番号を教えるかどうかの判断基準

社外の相手に個人の携帯番号を伝えるかどうかは、事前に方針を決めておくことが肝心です。その場で悩むと対応が中途半端になります。

理由は、この判断が語学の問題ではなく社内ルールの問題だからです。冒頭の会話のように「緊急時は携帯を案内してよい」と決まっているなら即答が親切ですし、原則non-disclosureなら別の道を用意すべきです。

番号を明かさずに用件を成立させる言い方を、いくつか持っておきましょう。

• I’m afraid I can’t give out his mobile number, but I’ll contact him right away and ask him to call you.（携帯番号はお伝えできませんが、すぐに連絡して折り返すよう伝えます）
• Let me reach him and have him call you back within the next few minutes.（本人に連絡を取り、数分以内に折り返させます）
• If it’s urgent, I can email him right now.（お急ぎでしたら、今すぐメールで連絡いたします）

こう返せば、番号を出さずに「すぐ対応してほしい」という相手の目的は満たせます。相手が求めているのは番号そのものではなく、担当者と早く話せることだからです。

逆に社内で案内が許可されている場合は、Sure. His cell phone number is … と即答するのが親切です。どちらが正しいという話ではありません。

ここまでは会話が順調に進む前提で見てきました。次は、聞き取れないときや想定外の事態が起きたときの備えです。

聞き取れないとき・困ったときの対処法

最後に、聞き返すのは失礼ではありません。分からないまま話を進めて用件を取り違えるほうが、はるかに大きな迷惑になります。

理由は明白です。電話応対の目的は「会話を滑らかに見せること」ではなく「用件を正確に届けること」だからです。目的に照らせば、確認は手抜きではなく品質管理です。

聞き返すフレーズ

• I’m sorry, but I can’t hear you very well. Could you repeat that?（お電話が遠いようです。もう一度お願いできますか）
• Could you speak more slowly, please?（もう少しゆっくりお話しいただけますか）
• Could you speak a little louder, please?（もう少し大きな声でお願いできますか）
• I’m having trouble hearing you.（よく聞こえないのですが）
• The reception is not very good.（電波状況が良くないようです）
• Do you mean …?（つまり…ということでしょうか）

Could you repeat that? と Do you mean …? の二つを言えるようになると、聞き取りの精度が体感で大きく変わります。相手の言葉を自分の言葉で言い直して確認する習慣は、対面の会話以上に電話で効きます。

間違い電話・退職・部署違い

• I’m afraid you’ve reached the wrong number.（番号をお間違えのようです）
• There is no one named Sato here.（佐藤という者はこちらにはおりません）
• Excuse me, what number are you calling?（失礼ですが、何番におかけでしょうか）
• I’m afraid Mr. Sasaki has already left the company.（佐々木は退職いたしました）
• He no longer works here, but I can connect you to his successor.（本人は退職しましたが、後任におつなぎできます）
• I’m sorry, that’s not our department. Let me transfer you.（担当部署が異なりますので、おつなぎします）
• I picked up the wrong extension.（内線を取り違えてしまいました）

英語が話せる人に代わる

最後の逃げ道を用意しておくと、心の余裕が生まれます。使わずに済むことのほうが多いはずですが、持っているだけで受話器を取る手が軽くなります。

• Hold the line, please. I will get someone who speaks English.（そのままお待ちください。英語が話せる者に代わります）
• I will transfer you to someone who can help you in English.（英語で対応できる者におつなぎします）
• I’m sorry, my English is limited. Could you send us an email instead?（英語が不得手なため、メールでご連絡いただけますでしょうか）

では、無事に用件を聞き終えたあと、どう会話を締めればよいのでしょうか。

電話を切るときの締め方

電話を切る直前には、次に何が起こるかを要約します。これが認識のずれを防ぐ最後の関門です。

理由は、電話では記録が残らないからです。メールなら文面を読み返せますが、電話は双方の記憶だけが頼りです。締めの要約が、その記憶を一致させます。

• Is there anything else I can help you with?（他にご用件はございますか）
• Thank you for calling.（お電話ありがとうございました）
• Have a nice day.（よい一日をお過ごしください）
• I’ll make sure he calls you back before five.（5時までに折り返すよう申し伝えます）
• I’m afraid I have to get going now.（恐れ入りますが、そろそろ失礼いたします）

具体例を挙げると、So, he will call you at 070-3333-3333 before five. Thank you for calling. のように、番号・時刻・行為者を並べて締めるのが確実です。

この一文があるだけで、相手は「自分の用件が正しく理解された」と確認できます。切った後の不安が残りません。

ここまでは受ける側の話でした。次は立場を入れ替えて、自分がかけた側で相手が不在だった場合を見ていきます。

自分がかけた側で、相手が不在だったとき

かける側のフレーズは、受ける側と対で覚えるのが効率的です。表と裏をセットにすると記憶の定着が早くなります。

理由は、同じ場面を別の視点から言い換えているだけだからです。Would you like to leave a message? と Could I leave a message? は、同じ状況の裏表です。

名乗りと用件の伝え方

不在と言われたときの4つの選択肢

• Do you know what time he will be back?（何時ごろお戻りになりますか）
• Could I leave a message?（伝言をお願いできますか）
• Would you mind taking a message for me?（伝言をお願いできますでしょうか）
• Would you mind asking him to call me back?（折り返しをお願いできますでしょうか）
• Could you tell him to call me back before three?（3時までに折り返すようお伝えいただけますか）
• Let me give you my number.（電話番号を申し上げます）
• Could you tell him I called?（お電話した旨をお伝えいただけますか）
• I’ll call back later this afternoon.（午後にまたお電話いたします）
• Then please tell him that I’ll send him an email.（では、メールをお送りするとお伝えください）
• Is there someone else I can speak to about this matter?（本件について分かる別のご担当者はいらっしゃいますか）

急ぎの用件なら、伝言よりも「別の担当者に代わってもらう」ほうが早く解決します。最後の一文はその切り札です。

携帯にかけ直す場合は、Hello. Is this Mr. Bush’s mobile phone?（ブッシュさんの携帯電話でしょうか）や I just called your office and was told you are out. Could I talk to you for a moment?（先ほど御社にお電話したところ外出中と伺いました。少しお時間いただけますか）が使えます。

相手の状況を気遣う一言があるだけで、突然の携帯への着信も受け入れられやすくなります。いきなり用件に入るより、経緯を一文添えるほうが丁寧です。

そして、かけた先が人ではなく留守番電話だった場合。ここにも型があります。

留守番電話への対応と応答メッセージ

留守番電話に残す情報は、伝言メモと完全に同じ5点です。名前、会社、用件、番号、希望する対応です。

理由は、録音メッセージも結局は伝言だからです。違いは相手が質問して補えないという一点だけ。だからこそ、こちらから抜けなく並べる必要があります。

自社の応答メッセージを英語で用意する場合は、次のような組み立てが定番です。Thank you for calling ABC Corporation. We are unable to answer the phone at the moment. Our business hours are 9 a.m. to 6 p.m., Monday to Friday. Please leave your name, number and a message after the tone, and we’ll get back to you as soon as possible.

営業時間を明示すると、時差のある相手にとって親切な案内になります。相手は次に何時にかけ直せばよいか、その場で判断できます。

フレーズが揃ってきたところで、日本語の感覚とずれやすい表現を整理しておきましょう。ここを押さえると誤解が減ります。

誤解を招きやすい表現の使い分け

日本語の感覚をそのまま英語に移すと、意図と逆の意味になる表現がいくつかあります。あらかじめ知っておけば防げるものばかりです。

I’m afraid と I’m sorry

I’m afraid は「残念ながら／申し訳ありませんが」と、これから伝える内容が相手の希望に沿わないことを予告するクッションです。自分に非がない事実を伝えるときに向いています。

一方 I’m sorry は謝意が強く出るため、こちらの不手際が絡む場面と相性がよい表現です。不在の告知はどちらでも成立しますが、I’m afraid のほうが淡々として業務的な響きになります。

Would you mind …? への答え方

expect の使いどころ

expect は「期待する」と訳されがちですが、電話応対では「見込んでいる」というニュアンスで働きます。I expect him back after three. は断定を避けつつ見通しを示す便利な形です。

確定した予定なら He will be back at three.、あくまで見込みなら I expect him back around three. と使い分けると、後で齟齬が生じにくくなります。

cell phone と mobile phone

cell phone は主に北米、mobile phone はイギリスやオーストラリアなどで一般的です。どちらを使っても通じますが、相手の地域に合わせると会話がなめらかになります。省略形の cell や mobile も日常的に使われます。

Welcome と You’re welcome

Thank you. への返しは、正式には You’re welcome. です。Welcome. 単独でも通じますが、少しカジュアルな響きになります。取引先との電話では You’re welcome. / My pleasure. / Not at all. / Happy to help. のいずれかを選ぶほうが無難です。

敬称の付け方

日本語では社外の相手に自社の社員を語るとき「山本」と呼び捨てにしますが、英語にはこの謙譲のルールがありません。Mr. Yamamoto is out of the office. と敬称を付けても失礼にはなりません。

ただし、社名を英語で名乗るときの Corporation / Inc. / Ltd. / Co., Ltd. は自社の正式表記に従ってください。会社の登記上の英文名称と違う言い方をすると、後の書類確認で混乱が生じます。

表現の整理ができたら、次は実務で本当に効く道具を作ります。紙一枚で対応の質が変わります。

そのまま使える伝言メモの型

実務で最も効果があるのは、記入枠を先に紙に書いておくことです。空欄があれば、埋めようとして自然に質問が出ます。

理由は、電話中の脳が「聞き取り」「意味理解」「次の発話」「記録」の四つを同時に処理しているからです。記録の枠組みを外部化すれば、その分の負荷が減ります。

メモの枠は次の8項目です。Caller（お名前）／Company（会社名）／Phone（電話番号）／Regarding（用件）／Call back by（折り返し希望時刻）／Urgent?（急ぎか否か）／Taken by（受けた人）／Time（受電時刻）。

そして枠を埋めるための質問文を、枠の横に添えておきます。May I have your name, please? / Could you tell me the name of your company? / May I have your phone number? / What is this regarding? / When would be a good time for him to call you back? の五つです。

紙を見ながら順に読むだけで、必要な情報が漏れなく集まります。暗記の必要はありません。

道具が揃ったら、あとは練習です。緊張を減らすための具体的な工夫を見ていきましょう。

緊張を減らすための現実的な工夫と練習メニュー

英語の電話が苦手だという声の原因は、語学力ではなく経験の量にあります。ここを取り違えると、対策の方向がずれてしまいます。

苦手の理由を並べてみましょう。相手が早口である、なまりに慣れていない、表情やジェスチャーが見えない、自分の英語が伝わっているか不安、困ったときの言い方を知らない、周りの同僚に聞かれるのが恥ずかしい——。

これらは、日本語で電話を取り始めた新入社員が挙げる理由とほとんど同じです。つまり原因の大半は言語ではなく、電話という媒体そのものと場数の不足にあります。

今日からできる4つの準備

対策も同じ方向を向きます。定型文を紙に書いて手元に置く、受電のロールプレイを声に出して繰り返す、聞き取れなかったときの一文だけは反射で出るまで練習する、メモの型を用意しておく。この四つを整えるだけで、実務の手応えは変わってきます。

1週間の練習メニュー例

練習は短く、毎日繰り返すほうが定着します。以下は一例です。自分の職場の状況に合わせて入れ替えてください。

1. 1日目：第一声の3パターンを各10回音読する。社名を自社の正式表記に置き換えて言えるようにする。
2. 2日目：不在の言い方を状況別に音読する。外出・離席・会議中・別の電話・出張・退勤の6種類。
3. 3日目：戻り時間の言い方と、by と until の使い分けを声に出して確認する。
4. 4日目：伝言を受ける5つの質問を、メモの枠を見ながら順に読む練習をする。
5. 5日目：自分の名前と社名をフォネティックコードで言えるようにする。電話番号も一桁ずつ読む。
6. 6日目：聞き返す3文と、英語が話せる人に代わる1文を反射で出るまで繰り返す。
7. 7日目：冒頭の会話例を、担当者役と取引先役の両方で通して音読する。

そして、うまくいかなかった電話は次の教材になります。「あの言い方が出てこなかった」と気づいたその表現こそ、自分の業務にとって本当に必要なフレーズです。

汎用的な単語帳よりも、自分の職場で実際に必要だった一文を積み上げていくほうが早く実戦力になります。電話のそばのメモは、そうやって少しずつ育っていきます。

音読だけでも効果はありますが、相手の返答が読めない状況での練習は一人では作れません。実際のテンポで受け答えする経験を積みたい場合は、対話形式の練習環境を利用する方法もあります。

最後に、実務で迷いやすい点をQ&A形式でまとめておきます。

よくある疑問Q&A（FAQ）

担当者が不在のとき、最低限これだけ覚えればよい表現は何ですか

三つあります。I’m afraid he is out of the office.（不在の告知）、Would you like to leave a message?（伝言の提案）、Could you tell me your phone number?（番号の確認）です。この三つが背骨になっていて、口から出るようになれば不在対応の大部分は乗り切れます。あとは戻り時間の言い方と、聞き返す一言を足すだけです。

He is out. と He is not available. はどう使い分けますか

He is out. は「外出している」と場所の事実を伝えます。He is not available. は理由を明示せず「対応できない」ことだけを伝える表現です。休憩中や来客対応中など、伝えづらい事情のときは not available が便利です。ただし多用すると情報を出さない印象になるので、伝えて問題ない理由なら明示したほうが相手は次の行動を決めやすくなります。

by five と until five はどちらを使えばよいですか

意味が違うので場面で選びます。by five は「5時までには（それより前に）」という期限を表し、He will be back by five.（5時までには戻ります）のように使います。until five は「5時までずっと」という継続を表し、He is in a meeting until five.（5時まで会議です）となります。折り返しの期限を聞かれた場面では by、状態が続く期間を伝える場面では until です。

担当者の携帯番号を教えてほしいと言われたらどう答えますか

社内ルールで許可されているかどうかで決まります。判断がつかないときは I’m afraid I can’t give out his mobile number, but I’ll contact him right away and ask him to call you.（携帯番号はお伝えできませんが、すぐに連絡して折り返すよう伝えます）と返します。相手が求めているのは番号そのものではなく担当者と早く話すことなので、代替の道を示せば目的は満たせます。

相手の英語が聞き取れないとき、何回まで聞き返してよいですか

回数の決まりはありません。分からないまま進めて用件を取り違えるほうが大きな迷惑になるので、必要なだけ確認してください。同じ聞き方を繰り返すより、Could you repeat that? のあとは Do you mean …? と自分の言葉で言い直して確認するほうが早く解決します。それでも難しい場合は I’m sorry, my English is limited. Could you send us an email instead? に切り替える選択肢もあります。

Would you mind holding? に Yes と答えると、どういう意味になりますか

「待つのは困ります」という拒否の意味になります。この文は「待つことを気になさいますか」という問いなので、承諾するときは No. が正解です。実際には No, not at all. や Sure, no problem. がよく使われます。No が承諾にあたる点だけ結び付けて覚えておくと、言われた瞬間に迷いません。

退職した社員宛ての電話がかかってきたらどうしますか

I’m afraid Mr. Sasaki has already left the company.（退職いたしました）と伝え、He no longer works here, but I can connect you to his successor.（後任におつなぎできます）と続けます。転職先や個人の連絡先を尋ねられても答えてはいけません。後任者を案内する形に切り替えるのが正しい対応です。

フォネティックコードとは何ですか

アルファベットを聞き間違えないように、その文字で始まる単語を添えて伝える方式です。通話表とも呼ばれます。H as in Hotel, I as in India のように使い、B と V、M と N のような紛れやすい音を確実に区別できます。暗記は不要で、電話機のそばに一覧を貼っておけば十分です。

自社の社員に Mr. を付けて話すのは失礼になりませんか

なりません。日本語では社外の相手に自社の社員を呼び捨てにする謙譲のルールがありますが、英語にはこの慣習がありません。Mr. Yamamoto is out of the office. と敬称を付けても問題ありません。むしろ社名の英文表記を正式なものと揃えるほうが、実務上は重要です。

まとめ：次に電話が鳴ったときのために

ここまで並べてきたフレーズを振り返ると、背骨になっているのはたった3文だと分かります。I’m afraid he is out of the office. と Would you like to leave a message? と Could you tell me your phone number? です。

この三つが口から出るようになれば、不在対応の大部分は形になります。あとは戻り時間の言い方と、聞き返す一言を足すだけです。

思ったほど、難しい言葉は使わなくてよいのです。冒頭の会話例に出てきた表現は、どれも中学英語の範囲でした。それでも用件は完全に成立していました。

紙に書いて電話のそばに貼り、声に出して三回読む。それだけで、次に鳴った電話の音が少し違って聞こえるはずです。