突然、職場の電話から英語が聞こえてくると、普段は知っている単語まで出てこなくなることがあります。「英語を話せる人に代わりたい」「担当者へつなぎたい」と思っても、日本語の「代わる」をそのまま英語にできず、沈黙してしまう人も少なくありません。
この記事では、受けた電話を転送する場合、近くの人へ電話機を渡す場合、かけた側が担当者を求める場合を分けて整理します。英語を基礎から練習したい人は、英語教室で会話の相手をつける方法もありますが、まずはここにある短い定型表現を電話のそばに置くだけでも、次の行動を選びやすくなります。
「電話を代わる」は場面によって英語が変わる
けれども、英語の電話を受けた人が、最初から最後まで一人で対応する必要はありません。相手に状況を伝え、英語を話せる人や適切な部署へ引き継ぐことも、十分に丁寧な電話対応です。必要なのは、長い英文ではなく「名乗る」「確認する」「待ってもらう」「つなぐ」という短い流れです。
最初に覚えたいのは、次の三文です。
I’m sorry, my English is limited.
Let me get someone who speaks English.
Please hold.
この三文で「英語が得意ではない」「対応できる人を呼ぶ」「そのまま待ってほしい」という流れを作れます。では、日本語の「電話を代わる」が、英語ではどのように分かれるのかを見ていきましょう。
- 回線の転送にはtransfer、put through、connectを使う
- 電話機を手渡す場合はpass、hand、put someone onを使う
- 英語対応者を探す段階ではget someoneが自然
英語では、日本語の「代わる」に対応する動詞が一つだけあるわけではありません。回線を転送するのか、電話機を手渡すのか、人を呼んでくるのかによって表現を選びます。この違いを先に理解すると、単語を丸暗記する負担が減ります。
| 場面 | 代表表現 | 意味 |
|---|---|---|
| 内線や別部署へ回線をつなぐ | transfer / put through / connect | 電話を転送する |
| 隣にいる人へ端末を渡す | pass / hand the phone | 電話機を手渡す |
| 対応できる人を探す | get / find someone | 人を呼ぶ、探す |
| 発信者が担当者を求める | speak to / put me through to | 指定した人との通話を頼む |
回線を転送するならtransfer
会社の固定電話や内線で、別の人や部署へ回線を送るならtransferが明確です。日本語の「転送する」に近く、相手にもこれから行われる操作が伝わります。
お電話を転送いたしますので、そのままお待ちください。
transferは動詞として「トランスファー」に近く発音します。transfer your callは一語ずつ切りすぎず、「トランスファー・ユア・コール」とまとまりで練習すると伝えやすくなります。
担当者や別部署へ内線転送する直前に使います。
Change the phone.とは言いません。changeを使うと、電話機そのものを交換する意味に受け取られやすくなります。
電話口へ出してもらうならput someone on
家族、同僚、店舗の責任者など、同じ場所にいる人へ代わってほしいときはput someone on the phoneが使えます。端末を実際に渡すならpass the phoneやhand the phoneも自然です。
責任者に電話を代わっていただけますか。
put someone onは「その人を電話口に出す」というまとまりです。onを強く読むより、managerや人名をはっきり言うほうが要望が伝わります。
現在話している人の近くに責任者がいて、その人に電話口へ出てもらいたい場面です。
Put your manager on.だけでは命令のように響くことがあります。Could youとpleaseを添えると、仕事の電話でも使いやすくなります。
I’ll change to an English speaker.は、日本語の「英語を話せる人に代わります」を直訳した不自然な形です。人を探すならI’ll get someone who speaks English.、転送するならI’ll put you through to someone who speaks English.を使います。
つまり、「代わる」を一語に置き換えようとせず、何を動かす場面なのかを考えることが大切です。次は、着信してから転送を終えるまでの順番を、迷いにくい形に整えます。
英語の電話を受けて担当者へ代わる基本手順
- 名乗る、確認する、保留を頼む、転送するの順で進める
- 長文を作らず、一つの目的につき一文で伝える
- 保留や転送の前には、これから行うことを声に出す
英語の電話では、流暢さよりも手順の一貫性が役立ちます。順番を固定すると、聞き取れない部分があっても「次は名前を尋ねる」「次は保留をお願いする」と行動を選べます。基本は次の七段階です。
- 会社名や部署名、自分の名前を伝える
- 発信者の名前と会社名を確認する
- 希望する担当者や用件を確認する
- 必要なら自分の英語力について短く伝える
- 対応できる人を探すと伝える
- 保留の了承を得て転送する
- 転送できなければ、伝言や折り返しを提案する
この順番で重要なのは、無言で操作しないことです。相手は受付側の画面や動きを見ることができません。Please hold while I transfer your call.と伝えるだけで、電話が切れたのではなく、転送処理が始まると理解できます。
電話に出た直後の名乗り方
おはようございます。ABC社、田中由紀でございます。どのようなご用件でしょうか。
This isは速い会話では「ディスィズ」に近くつながります。名前は相手が記録する可能性があるため、前後より少しゆっくり発音します。
会社や部署の代表電話を受けた直後に使います。社内の決まった受電文がある場合は、会社のルールを優先します。
自分をThis is Ms. Tanaka speaking.と名乗るより、敬称を付けずThis is Yuki Tanaka speaking.とするのが一般的です。
相手の名前と会社名を確認する
転送前に発信者情報を確認すると、担当者が会話を始めやすくなります。名前を聞くときにWhat is your name?と言っても意味は通じますが、仕事の受付では直接的に聞こえることがあります。
お名前と会社名を伺ってもよろしいでしょうか。
May I haveは「メイ・アイ・ハヴ」と一息で言えます。pleaseを最後に添えると、質問全体が柔らかく聞こえます。
転送先へ発信者情報を引き継ぐ前に使います。名前だけ必要ならand company nameを外せます。
Who are you?は警戒や詰問のように響く場合があります。May I ask who’s calling, please?も丁寧な選択肢です。
希望する相手や部署を尋ねる
発信者が人名を言わなかった場合は、誰と話したいのかを確認します。Who would you like to speak to?なら、受付として自然に希望を尋ねられます。部署を確認したいならWhich department would you like to speak to?を使います。
用件から担当部署を判断する必要がある場合は、May I ask what your call is regarding?と尋ねます。これは「どのようなご用件でしょうか」に近い表現です。発信者が詳しい内容を話したがらない場合は、社内ルールの範囲で名前や部署だけを確認し、無理に聞き出さないようにします。
ここまでで「誰から、誰宛てに、何の用件で」という情報がそろいます。次に必要なのは、自分では対応しにくいことを短く伝え、相手を不安にさせずに引き継ぐ表現です。
英語を話せる人へ代わるときの定番フレーズ
- 英語力について一度だけ短く伝え、すぐ対応策を続ける
- 人を呼ぶ段階ではget、転送段階ではtransferやput throughを使う
- I don’t speak English.と言い切る必要はない
英語で十分に対応できないと判断したら、早めに伝えて構いません。ただし、謝罪だけを繰り返すより、次に取る行動まで一緒に伝えるほうが相手は安心できます。
申し訳ありませんが、英語があまり得意ではありません。対応できる者を呼んでまいります。
limitedは「リミティド」に近い音です。自信がないことを長く説明する文ではなく、対応方法へ移るための短い前置きとして使います。
用件を細かく理解するのが難しく、別の社員へ対応を引き継ぎたい場面です。
少し話せているのにI don’t speak English.と言い切ると、相手が戸惑うことがあります。I don’t speak much English.やMy English is limited.なら、状況を穏やかに伝えられます。
getとfindは「呼ぶ・探す」段階
Let me get someone who speaks English.のgetは、ここでは「人を呼んでくる」という意味です。代わる人がまだ決まっておらず、周囲へ確認する段階に合います。誰が対応できるか分からないなら、Let me find someone who can help you in English.とも言えます。
一方、転送先が決まり、実際に回線を送る段階ではI’ll transfer you to someone who speaks English.やI’ll put you through now.を使います。getは人を確保する動き、transferは回線を送る動きだと考えると区別しやすくなります。
そのまま読める三段階の応答
申し訳ありませんが、英語は少ししか話せません。英語を話せる者を呼んでまいります。少々お待ちいただけますか。
only speak a littleは「オウンリー・スピークァ・リトル」のようにつながります。発音の速さより、English、someone、holdを明瞭にすることを優先します。
英語の着信だと分かり、自分で用件を処理するより同僚へ引き継ぐほうがよいと判断した直後です。
三文を急いで一息に言う必要はありません。一文ごとに短く間を置き、相手の返答を確認します。
対応者を探すと伝えたら、次は保留です。ここで黙って保留ボタンを押すと、相手は状況を判断できません。続いて、待ってもらうための短い表現と、長引く場合の言い方を確認します。
「少々お待ちください」と保留をお願いする英語
- Please hold.は短く明確で仕事の電話にも使いやすい
- 可能ならMay I put you on hold?で了承を得る
- 保留が長引いたら一度戻り、状況と選択肢を伝える
電話で待ってもらうときは、holdを使うのが基本です。Please wait.でも意味は伝わりますが、holdには「回線を切らず、その状態で待つ」という電話特有の意味があります。
少々保留にしてもよろしいでしょうか。
put you onは「プッチューオン」に近くつながることがあります。聞き取りやすさを優先し、holdを少し強めに発音します。
担当者の在席確認、資料確認、転送操作などで、一時的に会話から離れる前に使います。
Wait a minute.は親しい会話では使えますが、仕事では命令のように聞こえる場合があります。for a momentを使うと穏やかです。
短い表現の使い分け
- Please hold.：そのままお待ちください。
- Hold on, please.：少々お待ちください。
- One moment, please.：少々お待ちください。
- Could you hold for a moment, please?：少々お待ちいただけますか。
- Please stay on the line.：電話を切らずにお待ちください。
急いでいるときはPlease hold.だけでも機能します。もう少し丁寧に了承を得る余裕があれば、Could you hold while I find someone who speaks English?と理由を添えます。相手にとっても、何のために待つのかが分かりやすくなります。
保留が長引いたとき
お待ちいただきありがとうございます。現在も適切な担当者を探しております。もう少々お待ちいただけますか。
Thank you for waiting.はSorry to keep you waiting.より前向きな響きで、待ってくれたことへの感謝を伝えられます。
担当者がすぐ見つからず、一度保留を解除して相手の意向を確認するときです。
長時間待たせ続けず、折り返しや伝言という別の選択肢も用意します。社内の保留時間に関する基準があれば従います。
相手の返答を聞く前に保留ボタンを押すと、了承を得られたか分かりません。May I put you on hold?と尋ねた後は、Yes.やCertainly.などの返事を確認してから操作します。
保留の了承が得られ、転送先も決まったら、いよいよ回線をつなぎます。transfer、put through、connectには共通点がありますが、文の形には違いがあります。
担当者や部署へつなぐtransfer・put through・connect
- transferは転送操作を明確に表す
- put you through toの後ろには人名や部署を置ける
- connect you toまたはconnect you withも使える
転送するときに最も分かりやすいのはtransferです。I’ll transfer your call.なら「お電話を転送します」、I’ll transfer you to the sales department.なら「営業部へおつなぎします」となります。
put throughの文型
担当者におつなぎします。
put youは「プッチュー」に近く、throughは舌先を軽く歯の間へ出して始めます。難しければ、意味が近く発音しやすいtransferを選んでも問題ありません。
担当者や英語対応者の在席が確認でき、これから転送するときに使います。
put you throughの後ろに相手を示す場合はtoを使います。前後から転送先が明らかならI’ll put you through now.だけでも構いません。
connectで適切な相手へつなぐ
connectも「つなぐ」という意味です。I’ll connect you to our sales department.やLet me connect you with someone who can help.のように使えます。電話対応ではconnect A to Bとconnect A with Bのどちらも見られます。
どの動詞を選ぶか迷ったら、職場で普段使われている表現に合わせるとよいでしょう。大切なのは、転送先を明確にすることです。部署名が分かるならsales department、担当者名が分かるならMs. Brownのように具体的に言います。
転送先への社内引き継ぎ
外線を転送する前に、担当者へ名前、会社名、用件を伝えます。Mr. Miller from AA Trading Company is calling about an invoice.なら、「AA商社のミラーさんから、請求書についてのお電話です」という意味です。
聞き取れなかった情報を推測してはいけません。名前が分からなければ、I couldn’t catch the caller’s name, but the call is about an international order.のように、分からない部分と分かった部分を分けて伝えます。正確な引き継ぎは、流暢な長文より役に立ちます。
電話をかけた側が「代わってください」と頼む表現
- 特定の人にはCould I speak to …?が使いやすい
- 部署への転送はCould you put me through to …?で頼める
- 別の人を求めるときは担当内容や目的を添える
自分が電話をかけた側なら、特定の人を求める表現はCould I speak to …?が基本です。丁寧さと簡潔さを両立しやすい形で、仕事にも日常にも使えます。
ブラウンさんとお話しできますか。
Could Iは「クダイ」に近くつながります。相手の名前をはっきり発音し、最後にpleaseを添えます。
電話をかけ、受付や別の社員が出た後、希望する担当者を指名するときです。
I want to talk to Ms. Brown.でも意味は通りますが、希望を強く言い切る響きがあります。Could I speak toを使うほうが穏やかです。
部署や担当内容で頼む
相手の名前が分からなくても、部署や用件が分かれば転送を頼めます。Could you put me through to the sales department?は「営業部へおつなぎいただけますか」という意味です。I’d like to speak to someone in the sales department.とも言えます。
請求書について伺いたいのですが、対応できる方におつなぎいただけますか。
I’d like toは「アイド・ライク・トゥ」に近い音です。「希望しているのですが」という控えめな切り出しになります。
担当者名や部署名は分からないものの、相談内容が明確な場面です。
Could you put someone else on the phone?だけでは、現在の相手では役に立たないという印象を与える場合があります。who can help with this invoiceのように目的を添えます。
これで、受ける側と、かける側の「代わる」を区別できました。しかし、希望する担当者がいつも電話に出られるとは限りません。次は、不在や対応者が見つからない場合に、会話を止めず別の選択肢へ移る表現です。
担当者が不在・英語対応者が見つからない場合
- not availableなら電話に出られない状況を広く表せる
- 対応できないことだけで終わらず、伝言や折り返しを提案する
- 折り返し情報は復唱し、時差も確認する
担当者が不在なら、I’m afraid she is not available at the moment.が便利です。not availableは、離席中、会議中、別の電話中など、今は応対できない状態を広く表せます。
- He is away from his desk right now.：ただいま席を外しております。
- She is out of the office today.：本日は外出しております。
- He is on another call at the moment.：ただいま別の電話に出ております。
- She is not available at the moment.：ただいま電話に出られません。
発信者の身元が十分に確認できていない場合、担当者の詳しい予定や個人連絡先を伝える必要はありません。not availableなら、応対できない事実だけを伝えられます。情報の開示範囲は職場の規則に従います。
英語対応者がいないと伝える
申し訳ありませんが、ただいま英語を話せる者が対応できません。後ほど担当者から折り返してもよろしいでしょうか。
English-speakingは二語で一つの形容詞としてstaff memberを説明します。availableをはっきり言うと、「今は対応できない」という中心部分が伝わります。
周囲を確認しても英語対応者が見つからず、その場での転送ができないときです。
No one speaks English.と言うと、職場に英語を話す人が一人もいないという広い意味になります。right nowやavailableを使い、現時点の対応状況として伝えます。
伝言と折り返しを提案する
伝言を預かる側はMay I take a message?、相手に伝言を残すか尋ねるならWould you like to leave a message?を使います。takeは受付側の動作、leaveは発信者側の動作です。
彼女から折り返しお電話しましょうか。お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。
call you backは「コール・ユー・バック」とまとまりで覚えます。backは「電話をかけ返す」動作を表します。
担当者が不在で、後ほど連絡できる見込みがあるときです。
折り返しを確約できない場合は、担当者が必ず電話すると断定せず、Shall I ask her to return your call?のように「依頼する」と伝えます。
折り返しでは、名前、会社名、電話番号、国番号、用件、希望する担当者、都合のよい時間帯を記録します。海外の相手なら、相手の地域と時差も確認します。電話番号はLet me read that back to you.と言って復唱し、誤りがないか確認します。
折り返し時刻を日本時間だけで決めると、相手の現地では営業時間外になることがあります。What would be a convenient time to call you back?と尋ね、地域や時差を含めて記録します。
聞き取れない名前・会社名・番号を確認する
- 音が取れなければI didn’t catch that.で聞き直す
- 名前は早めにつづりを尋ねる
- 似た数字は一桁ずつ復唱する
電話では表情や口元が見えないため、聞き返すこと自体は不自然ではありません。分かったふりをして誤った部署へ転送するより、短く正確に確認するほうが安全です。
もう一度、ゆっくり言ってもらう
- Could you say that again, please?：もう一度おっしゃっていただけますか。
- Could you repeat that, please?：もう一度繰り返していただけますか。
- I’m sorry, I didn’t catch that.：申し訳ありません、聞き取れませんでした。
- Could you speak a little more slowly, please?：もう少しゆっくり話していただけますか。
- Could you speak a little louder, please?：もう少し大きな声で話していただけますか。
I don’t understand.は「意味が分かりません」に近い表現です。音声として聞き取れなかったならI didn’t catch that.のほうが状況に合います。最後の部分だけ取れなかった場合は、I didn’t catch the last part.と言えば、全体を繰り返してもらわずに済みます。
回線が悪いときの伝え方
申し訳ありません、回線があまりよくないようです。もう一度おっしゃっていただけますか。
lineは「ライン」、clearは「クリア」に近い音です。We seem to have a bad connection.も、双方に共通する回線上の問題として伝えられます。
雑音、音量不足、音切れなどで発言を聞き取れない場面です。
Your English is not clear.と言うと、相手の英語を批判するように響きます。the lineやconnectionを主語にすると、相手を責めずに状況を伝えられます。
名前のつづりと番号を復唱する
人名を何度聞いても取れないときは、Could you spell your name, please?とつづりを尋ねます。Is that M-I-L-L-E-R?のように、自分が記録した文字を一字ずつ確認しても構いません。
数字ではthirteenとthirty、fourteenとforty、fifteenとfiftyが聞き分けにくいことがあります。Did you say fifteen or fifty?と二択で確認するか、Is that one-five or five-zero?のように一桁ずつ確認します。
番号全体を受け取ったら、Let me read that back to you.と前置きして復唱します。国番号のプラス記号、先頭のゼロ、市外局番、内線番号なども分けて確認します。ここまで正確に行えば、担当者が不在でも、折り返しに必要な情報を残せます。
場面別の会話例で「代わる」流れを確認
- 会話は受付、発信者、担当者の役割に分けて練習する
- 名前の確認から保留、転送までを一続きで覚える
- 不在時には伝言や折り返しへ自然に移る
単独の文を覚えたら、次は会話の順番に置きます。ここでは、実在の人物や企業を示すものではなく、受付、発信者、同僚という役割別の練習例として確認してください。
英語を話せる同僚へ代わる
受付：こんにちは。ABC社です。どのようなご用件でしょうか。発信者：こんにちは。先週注文した商品についてお電話しています。受付：お名前と会社名を伺ってもよろしいでしょうか。発信者：ノーススター社のアレックス・モーガンです。受付：ありがとうございます。申し訳ありませんが、英語があまり得意ではありません。英語を話せる者を呼びますので、お待ちいただけますか。発信者：はい、もちろんです。受付：ありがとうございます。ただいまおつなぎします。同僚：お電話代わりました。営業部です。どのようなご用件でしょうか。
会話全体を速く読む必要はありません。名前、会社名、order、hold、put you throughをやや明瞭にし、情報の区切りで短く間を置きます。
代表電話に英語の着信があり、名前と会社名を確認してから英語対応者へ転送する場面です。
名前や会社名が聞き取れなければ、推測せずspellやrepeatを使います。保留前には相手の了承を確認します。
指定された担当者が不在
発信者：海外注文の担当者とお話しできますか。受付：どちら様でしょうか。発信者：ノーススター社のアレックス・モーガンです。受付：ありがとうございます。申し訳ありませんが、担当者はただいま電話に出られません。伝言を残されますか。発信者：はい。折り返すよう伝えていただけますか。受付：承知しました。お電話番号と、ご都合のよい時間を伺えますか。
I’m afraidは好ましくない情報を穏やかに切り出す表現です。強く謝り続けるのではなく、leave a messageやcall backへ進みます。
発信者が担当者や担当業務を指定したものの、すぐには転送できない場面です。
担当者の戻り時刻が確定していなければ、具体的な時刻を推測で伝えません。折り返し依頼として記録します。
近くの人へ電話機を渡す
発信者：責任者に電話を代わっていただけますか。店員：承知しました。どのようなご用件でしょうか。発信者：予約についてです。店員：ありがとうございます。少々お待ちください。責任者に電話を渡します。発信者：ありがとうございます。
handはここでは動詞で「手渡す」です。hand the phone to the managerのように、toの後ろに渡す相手を置きます。
携帯電話やコードレス電話などを、同じ場所にいる責任者へ実際に手渡す場面です。
内線転送ならhand the phoneよりtransferが状況に合います。実際に端末を渡すのか、回線だけを送るのかで選びます。
会話例を読むだけでなく、受付と発信者を交代しながら声に出すと、表現が必要になる順番を確認できます。次は、聞いた文を実際の電話で使える形に近づける練習方法です。
電話のそばでできる発音練習と復習手順
- 最初は三文だけを見ずに言える状態へ近づける
- 一文を意味のまとまりに区切って発音する
- 役割練習と録音で、詰まりやすい箇所を確認する
電話対応の練習では、多くの表現を一度に覚えるより、使う頻度の高い三文を先に口へなじませます。最初の目標は、次の三文を順番どおりに言えることです。
- I’m sorry, my English is limited.
- Let me get someone who speaks English.
- Could you hold for a moment, please?
意味のまとまりで区切る
長く感じる文は、意味の区切りに斜線を入れて読みます。Could you hold / for a moment / please?のように分ければ、単語を一つずつ途切れさせず、短いかたまりで発音できます。
Let me get someone / who speaks English.では、前半が「人を呼びます」、後半が「英語を話す人」という説明です。I’ll put you through / to the sales department.では、to以降が転送先です。文の構造と息継ぎの場所を一致させると、途中で語順を見失いにくくなります。
五段階の練習
- 英文と日本語訳を見ながら、ゆっくり三回読む
- 日本語訳を隠し、場面を思い浮かべて三回読む
- 英文を隠し、日本語の状況から英語を言う
- 受付役と発信者役に分かれ、保留まで会話する
- 録音を聞き、聞き取りにくい語だけを練習し直す
録音では、英語らしい速さよりも、相手が必要な情報を聞き取れるかを確認します。会社名、人名、部署名、hold、transferなどが埋もれていないかを聞きます。自分の発音を評価するというより、情報伝達の点検だと考えると続けやすくなります。
電話横の一枚メモ
実際の電話のそばには、長い説明ではなく、視線を落とした瞬間に読める短いメモを置きます。項目は次のように並べると、着信から転送までの順番を追えます。
- 名乗り：ABC Company. How may I help you?
- 名前：May I have your name, please?
- 会社名：May I have your company name, please?
- 聞き直し：Could you repeat that, please?
- 英語対応：Let me get someone who speaks English.
- 保留：Could you hold for a moment, please?
- 転送：I’ll put you through now.
- 不在：The person in charge is not available.
- 伝言：Would you like to leave a message?
- 復唱：Let me read that back to you.
メモには、英語対応者や各部署の内線番号も加えます。ただし、外部の人から見える場所に個人情報や機密情報を置かないよう、職場のルールに合わせて管理します。
一人で読む練習に慣れたら、相手の返答が入る会話練習へ進むと、保留の了承を待つ間や聞き返すタイミングも確認できます。継続的に会話練習をしたい場合は、無理のない頻度で学べる環境を選びましょう。
よくある不自然な言い方と自然な直し方
- 日本語の「代わる」をchangeへ直訳しない
- 命令に聞こえる表現にはCould youやpleaseを添える
- 聞き取れない原因を相手の能力だと決めつけない
誤りを避けるには、単語だけでなく文全体を対にして覚えます。特に「代わる」をchangeで表そうとすると、電話機を交換する意味になりやすいため注意が必要です。
| 避けたい言い方 | 自然な言い方 | 理由 |
|---|---|---|
| Change the phone. | I’ll transfer your call. | changeでは端末の交換に聞こえる |
| I call another person. | I’ll get someone who speaks English. | callでは別の人へ発信する意味になりやすい |
| Who are you? | May I ask who’s calling, please? | 直接的な詰問の印象を避ける |
| Wait a minute. | Could you hold for a moment, please? | 保留の依頼だと明確にする |
| Put Ken on. | Could you put Ken on the phone, please? | 命令の響きを和らげる |
Please wait.は間違いなのか
Please wait.は文法的に誤りではなく、意味も通じます。ただし電話では、回線を切らずに待つという動作を表すPlease hold.のほうが具体的です。短い一文を選ぶならPlease hold.を優先すると、場面が伝わりやすくなります。
自分や同僚への敬称
自分を名乗るときはThis is Yuki Tanaka speaking.とし、自分の名前にMr.やMs.を付けないのが一般的です。一方、転送先の同僚を相手へ伝えるときは、I’ll put you through to Ms. Tanaka.のように敬称を付ける場合があります。
会社名にLtd.が含まれる場合、会話ではLimitedと読みます。ただし、各国の会社制度は同一ではないため、日本の会社形態へ無理に置き換えず、正式名称として扱うのが安全です。
英語の電話で迷わないための実践チェックリスト
- 最初に必要なのは名乗る、確認する、保留する、つなぐの四動作
- 不明点は推測せず聞き返す
- 転送できない場合の代替手段まで準備する
電話が鳴る前に、職場の仕組みと英語表現を一緒に確認しておきます。英文だけを覚えても、誰へ転送するのか、どのボタンを押すのか、折り返しを誰に頼むのかが分からなければ実務では止まってしまいます。
- 会社名と部署名を英語で言える
- 自分の名前をThis is … speaking.で言える
- 名前と会社名を尋ねられる
- つづりを尋ね、復唱できる
- 希望する担当者や部署を確認できる
- 英語対応者の内線番号を確認している
- 保留前に相手へ一言伝えられる
- 転送操作を実際の電話機で確認している
- 転送失敗時の戻り方を確認している
- 不在時の伝言用紙を用意している
- 折り返し番号と時間帯を記録できる
- 社外へ伝えてよい情報の範囲を理解している
特に大切なのは、流暢に話すことではなく、必要な情報を正確に扱うことです。聞き取れなければCould you repeat that, please?、速ければCould you speak a little more slowly?、自分で対応できなければLet me get someone who speaks English.と言えます。
転送時にはPlease hold while I transfer your call.と伝えます。担当者がいなければWould you like to leave a message?やCould someone call you back later?へ進みます。この分岐まで準備しておけば、予定どおりに転送できない場面でも会話を止めにくくなります。
まずは三文を電話のそばに置くところから始めてください。I’m sorry, my English is limited.、Let me get someone who speaks English.、Please hold.の三文だけでも、突然の着信から引き継ぎまでの入口を作れます。
英語で電話を代わるときのQ&A
- 場面に応じた動詞の選択を短く確認できる
- 保留、不在、聞き返しに関する疑問を整理する
- 実際の受電前に迷いやすい点を見直せる
最後に、英語の電話で「代わる」と言いたいときに迷いやすい点を確認します。実際の電話前に、自分の職場に合う答えと一緒に見直してください。
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