英語の電話で「代わる」はどう言う？保留・転送・担当者不在まで使える実践フレーズ

突然、職場の電話から英語が聞こえてくると、普段は知っている単語まで出てこなくなることがあります。「英語を話せる人に代わりたい」「担当者へつなぎたい」と思っても、日本語の「代わる」をそのまま英語にできず、沈黙してしまう人も少なくありません。

けれども、英語の電話を受けた人が、最初から最後まで一人で対応する必要はありません。相手に状況を伝え、英語を話せる人や適切な部署へ引き継ぐことも、十分に丁寧な電話対応です。必要なのは、長い英文ではなく「名乗る」「確認する」「待ってもらう」「つなぐ」という短い流れです。

この記事では、受けた電話を転送する場合、近くの人へ電話機を渡す場合、かけた側が担当者を求める場合を分けて整理します。英語を基礎から練習したい人は、英語教室で会話の相手をつける方法もありますが、まずはここにある短い定型表現を電話のそばに置くだけでも、次の行動を選びやすくなります。

最初に覚えたいのは、次の三文です。
I’m sorry, my English is limited.
Let me get someone who speaks English.
Please hold.
この三文で「英語が得意ではない」「対応できる人を呼ぶ」「そのまま待ってほしい」という流れを作れます。では、日本語の「電話を代わる」が、英語ではどのように分かれるのかを見ていきましょう。

「電話を代わる」は場面によって英語が変わる

英語では、日本語の「代わる」に対応する動詞が一つだけあるわけではありません。回線を転送するのか、電話機を手渡すのか、人を呼んでくるのかによって表現を選びます。この違いを先に理解すると、単語を丸暗記する負担が減ります。

回線を転送するならtransfer

会社の固定電話や内線で、別の人や部署へ回線を送るならtransferが明確です。日本語の「転送する」に近く、相手にもこれから行われる操作が伝わります。

電話口へ出してもらうならput someone on

家族、同僚、店舗の責任者など、同じ場所にいる人へ代わってほしいときはput someone on the phoneが使えます。端末を実際に渡すならpass the phoneやhand the phoneも自然です。

つまり、「代わる」を一語に置き換えようとせず、何を動かす場面なのかを考えることが大切です。次は、着信してから転送を終えるまでの順番を、迷いにくい形に整えます。

英語の電話を受けて担当者へ代わる基本手順

英語の電話では、流暢さよりも手順の一貫性が役立ちます。順番を固定すると、聞き取れない部分があっても「次は名前を尋ねる」「次は保留をお願いする」と行動を選べます。基本は次の七段階です。

1. 会社名や部署名、自分の名前を伝える
2. 発信者の名前と会社名を確認する
3. 希望する担当者や用件を確認する
4. 必要なら自分の英語力について短く伝える
5. 対応できる人を探すと伝える
6. 保留の了承を得て転送する
7. 転送できなければ、伝言や折り返しを提案する

この順番で重要なのは、無言で操作しないことです。相手は受付側の画面や動きを見ることができません。Please hold while I transfer your call.と伝えるだけで、電話が切れたのではなく、転送処理が始まると理解できます。

電話に出た直後の名乗り方

相手の名前と会社名を確認する

転送前に発信者情報を確認すると、担当者が会話を始めやすくなります。名前を聞くときにWhat is your name?と言っても意味は通じますが、仕事の受付では直接的に聞こえることがあります。

希望する相手や部署を尋ねる

発信者が人名を言わなかった場合は、誰と話したいのかを確認します。Who would you like to speak to?なら、受付として自然に希望を尋ねられます。部署を確認したいならWhich department would you like to speak to?を使います。

用件から担当部署を判断する必要がある場合は、May I ask what your call is regarding?と尋ねます。これは「どのようなご用件でしょうか」に近い表現です。発信者が詳しい内容を話したがらない場合は、社内ルールの範囲で名前や部署だけを確認し、無理に聞き出さないようにします。

ここまでで「誰から、誰宛てに、何の用件で」という情報がそろいます。次に必要なのは、自分では対応しにくいことを短く伝え、相手を不安にさせずに引き継ぐ表現です。

英語を話せる人へ代わるときの定番フレーズ

英語で十分に対応できないと判断したら、早めに伝えて構いません。ただし、謝罪だけを繰り返すより、次に取る行動まで一緒に伝えるほうが相手は安心できます。

getとfindは「呼ぶ・探す」段階

Let me get someone who speaks English.のgetは、ここでは「人を呼んでくる」という意味です。代わる人がまだ決まっておらず、周囲へ確認する段階に合います。誰が対応できるか分からないなら、Let me find someone who can help you in English.とも言えます。

一方、転送先が決まり、実際に回線を送る段階ではI’ll transfer you to someone who speaks English.やI’ll put you through now.を使います。getは人を確保する動き、transferは回線を送る動きだと考えると区別しやすくなります。

そのまま読める三段階の応答

対応者を探すと伝えたら、次は保留です。ここで黙って保留ボタンを押すと、相手は状況を判断できません。続いて、待ってもらうための短い表現と、長引く場合の言い方を確認します。

「少々お待ちください」と保留をお願いする英語

電話で待ってもらうときは、holdを使うのが基本です。Please wait.でも意味は伝わりますが、holdには「回線を切らず、その状態で待つ」という電話特有の意味があります。

短い表現の使い分け

• Please hold.：そのままお待ちください。
• Hold on, please.：少々お待ちください。
• One moment, please.：少々お待ちください。
• Could you hold for a moment, please?：少々お待ちいただけますか。
• Please stay on the line.：電話を切らずにお待ちください。

急いでいるときはPlease hold.だけでも機能します。もう少し丁寧に了承を得る余裕があれば、Could you hold while I find someone who speaks English?と理由を添えます。相手にとっても、何のために待つのかが分かりやすくなります。

保留が長引いたとき

保留の了承が得られ、転送先も決まったら、いよいよ回線をつなぎます。transfer、put through、connectには共通点がありますが、文の形には違いがあります。

担当者や部署へつなぐtransfer・put through・connect

転送するときに最も分かりやすいのはtransferです。I’ll transfer your call.なら「お電話を転送します」、I’ll transfer you to the sales department.なら「営業部へおつなぎします」となります。

put throughの文型

connectで適切な相手へつなぐ

connectも「つなぐ」という意味です。I’ll connect you to our sales department.やLet me connect you with someone who can help.のように使えます。電話対応ではconnect A to Bとconnect A with Bのどちらも見られます。

どの動詞を選ぶか迷ったら、職場で普段使われている表現に合わせるとよいでしょう。大切なのは、転送先を明確にすることです。部署名が分かるならsales department、担当者名が分かるならMs. Brownのように具体的に言います。

転送先への社内引き継ぎ

外線を転送する前に、担当者へ名前、会社名、用件を伝えます。Mr. Miller from AA Trading Company is calling about an invoice.なら、「AA商社のミラーさんから、請求書についてのお電話です」という意味です。

聞き取れなかった情報を推測してはいけません。名前が分からなければ、I couldn’t catch the caller’s name, but the call is about an international order.のように、分からない部分と分かった部分を分けて伝えます。正確な引き継ぎは、流暢な長文より役に立ちます。

電話をかけた側が「代わってください」と頼む表現

自分が電話をかけた側なら、特定の人を求める表現はCould I speak to …?が基本です。丁寧さと簡潔さを両立しやすい形で、仕事にも日常にも使えます。

部署や担当内容で頼む

相手の名前が分からなくても、部署や用件が分かれば転送を頼めます。Could you put me through to the sales department?は「営業部へおつなぎいただけますか」という意味です。I’d like to speak to someone in the sales department.とも言えます。

これで、受ける側と、かける側の「代わる」を区別できました。しかし、希望する担当者がいつも電話に出られるとは限りません。次は、不在や対応者が見つからない場合に、会話を止めず別の選択肢へ移る表現です。

担当者が不在・英語対応者が見つからない場合

担当者が不在なら、I’m afraid she is not available at the moment.が便利です。not availableは、離席中、会議中、別の電話中など、今は応対できない状態を広く表せます。

• He is away from his desk right now.：ただいま席を外しております。
• She is out of the office today.：本日は外出しております。
• He is on another call at the moment.：ただいま別の電話に出ております。
• She is not available at the moment.：ただいま電話に出られません。

発信者の身元が十分に確認できていない場合、担当者の詳しい予定や個人連絡先を伝える必要はありません。not availableなら、応対できない事実だけを伝えられます。情報の開示範囲は職場の規則に従います。

英語対応者がいないと伝える

伝言と折り返しを提案する

伝言を預かる側はMay I take a message?、相手に伝言を残すか尋ねるならWould you like to leave a message?を使います。takeは受付側の動作、leaveは発信者側の動作です。

折り返しでは、名前、会社名、電話番号、国番号、用件、希望する担当者、都合のよい時間帯を記録します。海外の相手なら、相手の地域と時差も確認します。電話番号はLet me read that back to you.と言って復唱し、誤りがないか確認します。

聞き取れない名前・会社名・番号を確認する

電話では表情や口元が見えないため、聞き返すこと自体は不自然ではありません。分かったふりをして誤った部署へ転送するより、短く正確に確認するほうが安全です。

もう一度、ゆっくり言ってもらう

• Could you say that again, please?：もう一度おっしゃっていただけますか。
• Could you repeat that, please?：もう一度繰り返していただけますか。
• I’m sorry, I didn’t catch that.：申し訳ありません、聞き取れませんでした。
• Could you speak a little more slowly, please?：もう少しゆっくり話していただけますか。
• Could you speak a little louder, please?：もう少し大きな声で話していただけますか。

I don’t understand.は「意味が分かりません」に近い表現です。音声として聞き取れなかったならI didn’t catch that.のほうが状況に合います。最後の部分だけ取れなかった場合は、I didn’t catch the last part.と言えば、全体を繰り返してもらわずに済みます。

回線が悪いときの伝え方

名前のつづりと番号を復唱する

人名を何度聞いても取れないときは、Could you spell your name, please?とつづりを尋ねます。Is that M-I-L-L-E-R?のように、自分が記録した文字を一字ずつ確認しても構いません。

数字ではthirteenとthirty、fourteenとforty、fifteenとfiftyが聞き分けにくいことがあります。Did you say fifteen or fifty?と二択で確認するか、Is that one-five or five-zero?のように一桁ずつ確認します。

番号全体を受け取ったら、Let me read that back to you.と前置きして復唱します。国番号のプラス記号、先頭のゼロ、市外局番、内線番号なども分けて確認します。ここまで正確に行えば、担当者が不在でも、折り返しに必要な情報を残せます。

場面別の会話例で「代わる」流れを確認

単独の文を覚えたら、次は会話の順番に置きます。ここでは、実在の人物や企業を示すものではなく、受付、発信者、同僚という役割別の練習例として確認してください。

英語を話せる同僚へ代わる

指定された担当者が不在

近くの人へ電話機を渡す

会話例を読むだけでなく、受付と発信者を交代しながら声に出すと、表現が必要になる順番を確認できます。次は、聞いた文を実際の電話で使える形に近づける練習方法です。

電話のそばでできる発音練習と復習手順

電話対応の練習では、多くの表現を一度に覚えるより、使う頻度の高い三文を先に口へなじませます。最初の目標は、次の三文を順番どおりに言えることです。

• I’m sorry, my English is limited.
• Let me get someone who speaks English.
• Could you hold for a moment, please?

意味のまとまりで区切る

長く感じる文は、意味の区切りに斜線を入れて読みます。Could you hold / for a moment / please?のように分ければ、単語を一つずつ途切れさせず、短いかたまりで発音できます。

Let me get someone / who speaks English.では、前半が「人を呼びます」、後半が「英語を話す人」という説明です。I’ll put you through / to the sales department.では、to以降が転送先です。文の構造と息継ぎの場所を一致させると、途中で語順を見失いにくくなります。

五段階の練習

1. 英文と日本語訳を見ながら、ゆっくり三回読む
2. 日本語訳を隠し、場面を思い浮かべて三回読む
3. 英文を隠し、日本語の状況から英語を言う
4. 受付役と発信者役に分かれ、保留まで会話する
5. 録音を聞き、聞き取りにくい語だけを練習し直す

録音では、英語らしい速さよりも、相手が必要な情報を聞き取れるかを確認します。会社名、人名、部署名、hold、transferなどが埋もれていないかを聞きます。自分の発音を評価するというより、情報伝達の点検だと考えると続けやすくなります。

電話横の一枚メモ

実際の電話のそばには、長い説明ではなく、視線を落とした瞬間に読める短いメモを置きます。項目は次のように並べると、着信から転送までの順番を追えます。

• 名乗り：ABC Company. How may I help you?
• 名前：May I have your name, please?
• 会社名：May I have your company name, please?
• 聞き直し：Could you repeat that, please?
• 英語対応：Let me get someone who speaks English.
• 保留：Could you hold for a moment, please?
• 転送：I’ll put you through now.
• 不在：The person in charge is not available.
• 伝言：Would you like to leave a message?
• 復唱：Let me read that back to you.

メモには、英語対応者や各部署の内線番号も加えます。ただし、外部の人から見える場所に個人情報や機密情報を置かないよう、職場のルールに合わせて管理します。

一人で読む練習に慣れたら、相手の返答が入る会話練習へ進むと、保留の了承を待つ間や聞き返すタイミングも確認できます。継続的に会話練習をしたい場合は、無理のない頻度で学べる環境を選びましょう。

よくある不自然な言い方と自然な直し方

誤りを避けるには、単語だけでなく文全体を対にして覚えます。特に「代わる」をchangeで表そうとすると、電話機を交換する意味になりやすいため注意が必要です。

Please wait.は間違いなのか

Please wait.は文法的に誤りではなく、意味も通じます。ただし電話では、回線を切らずに待つという動作を表すPlease hold.のほうが具体的です。短い一文を選ぶならPlease hold.を優先すると、場面が伝わりやすくなります。

自分や同僚への敬称

自分を名乗るときはThis is Yuki Tanaka speaking.とし、自分の名前にMr.やMs.を付けないのが一般的です。一方、転送先の同僚を相手へ伝えるときは、I’ll put you through to Ms. Tanaka.のように敬称を付ける場合があります。

会社名にLtd.が含まれる場合、会話ではLimitedと読みます。ただし、各国の会社制度は同一ではないため、日本の会社形態へ無理に置き換えず、正式名称として扱うのが安全です。

英語の電話で迷わないための実践チェックリスト

電話が鳴る前に、職場の仕組みと英語表現を一緒に確認しておきます。英文だけを覚えても、誰へ転送するのか、どのボタンを押すのか、折り返しを誰に頼むのかが分からなければ実務では止まってしまいます。

• 会社名と部署名を英語で言える
• 自分の名前をThis is … speaking.で言える
• 名前と会社名を尋ねられる
• つづりを尋ね、復唱できる
• 希望する担当者や部署を確認できる
• 英語対応者の内線番号を確認している
• 保留前に相手へ一言伝えられる
• 転送操作を実際の電話機で確認している
• 転送失敗時の戻り方を確認している
• 不在時の伝言用紙を用意している
• 折り返し番号と時間帯を記録できる
• 社外へ伝えてよい情報の範囲を理解している

特に大切なのは、流暢に話すことではなく、必要な情報を正確に扱うことです。聞き取れなければCould you repeat that, please?、速ければCould you speak a little more slowly?、自分で対応できなければLet me get someone who speaks English.と言えます。

転送時にはPlease hold while I transfer your call.と伝えます。担当者がいなければWould you like to leave a message?やCould someone call you back later?へ進みます。この分岐まで準備しておけば、予定どおりに転送できない場面でも会話を止めにくくなります。

まずは三文を電話のそばに置くところから始めてください。I’m sorry, my English is limited.、Let me get someone who speaks English.、Please hold.の三文だけでも、突然の着信から引き継ぎまでの入口を作れます。

英語で電話を代わるときのQ&A

最後に、英語の電話で「代わる」と言いたいときに迷いやすい点を確認します。実際の電話前に、自分の職場に合う答えと一緒に見直してください。